+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Штатная расстановка

Содержание

Штатная расстановка: как оформить по всем правилам в 2018

Штатная расстановка

— Организация бизнеса — Кадры — Штатная расстановка – что это такое

Среди кадровых документов предприятия особое место в России занимают штатная расстановка и штатное расписание – каждому кадровику или руководителю следует знать отличия между этой документацией и принципы ведения. Ведь в отношении данных документов действуют различные нормативы и требования законодательства. И чтобы оформить штатную расстановку на 2018 год по всем правилам, лучше всего будет ознакомиться с образцом такого документа.

Штатная расстановка – что это такое

Под штатной расстановкой подразумевается документ, в котором хранятся персонифицированные сведения по сотрудникам, должностям, окладам и иным аспектам трудовой деятельности работников, важным для кадрового отдела, работодателя и бухгалтерии. При этом необходимо понимать, что данный документ составляется в свободной форме по решению самого работодателя и не является обязательным документом для осуществления предпринимательской деятельности и управления персоналом.

Никаких законодательных нормативов, которые регулировали бы вопросы правовой необходимости штатной расстановки, нет.

Таким образом, этот документ является вспомогательным, не проверяется контролирующими органами и используется работодателями только в своих внутренних целях, а значит – составляться может в какой угодно форме.

Штатная расстановка дает возможность работодателям отслеживать соответствие деятельности штата штатному расписанию, дает эффективные инструменты для ведения бухгалтерской отчетности и позволяет легко ориентироваться в штатной документации, касающейся вопросов трудоустройства и трудовых договоров. При этом так как единых нормативов для штатной расстановки в законодательстве не предусмотрено, этот документ также может называться штатным замещением или штатной книгой.

Отличия штатной расстановки от штатного расписания

Рассматривая существующие отличия штатной расстановки от штатного расписания, необходимо понимать, что это два абсолютно различных документа, каждый из которых имеет свои особенности и сферу применения.

Несмотря на то, что и расписание, и расстановка касаются кадровых вопросов организации и рассматривают управление персоналом, в большинстве аспектов они достаточно сильно отличаются – выразить эту разницу можно при помощи простой таблицы:

Штатная расстановкаШтатное расписание
Обязательность с точки зрения законодательстваРасстановка является внутренним документом и работодатель не обязан составлять ее в принципе.Расписание относится к документации, которая в обязательном порядке должна присутствовать у любого субъекта хозяйствования, который имеет трудоустроенных работников.
ФормаНикакой установленной законодательно единой формы для штатной расстановки не предусмотрено.Штатное расписание составляется в соответствии с унифицированной формой Т-3, однако с 2013 года работодатели вправе разрабатывать и свои формы.
Характер информации о трудящихсяВ штатной расстановке указываются сведения о конкретных сотрудниках с указанием их паспортных данных, а также приказов на основании которых они были приняты в штат.Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, а лишь о перечне должностей на предприятии и действующих окладах или тарифных ставках.
Сроки храненияКак и другой внутренний документ, штатная расстановка должна храниться на предприятии в течение 75 лет с момента прекращения её ведения.Законодательство предполагает сроки хранения штатного расписания в течение 3 лет.
Возможность дополненияШтатную расстановку можно дополнить новыми должностями или сведениями о сотрудниках в любой момент.Штатное расписание можно дополнить только при соблюдении соответствующих процессуальных мероприятий и издании приказа.
Актуальность сведенийВ штатной расстановке указываются фактические показатели с учетом всех дополнительных надбавок и премий.Штатное расписание предполагает указание лишь базовых величин окладов или тарифных ставок без учета дополнительных выплат.
Влияние на трудовую деятельностьРасстановка может влиять на трудовую деятельность лишь согласно внутренним нормативным документам предприятия.На основании штатного расписания проводится подбор специалистов и влючение их в штат для занятия определенной должности.

Штатная расстановка на 2018 год – оформляем по всем правилам

Многих кадровых специалистов интересует, как должна оформляться штатная расстановка на 2018 год, и как сделать это по всем правилам.

Как таковых, конкретных нормативов оформления штатной расстановки нет, соответственно государственные органы не могут предполагать вынесение каких-либо санкций за нарушение порядка создания и ведения подобной документации.

В то же время, для того, чтобы штатная расстановка была эффективным и удобным документом, следует придерживаться ряда рекомендаций:

  • В штатной расстановке должны быть указаны не только должности трудящихся и количество рабочих мест – под каждое рабочее место должна быть вынесена отдельная строка с целью указания сведений о работнике, занимающем его.
  • Штатную расстановку следует обязательно дополнять информацией про документы, касающиеся трудовых взаимоотношений, что впоследствии облегчит поиск приказов о приеме на работу или увольнении, а также дополнительных соглашений к трудовым договорам.
  • Штатная расстановка может вестись как в электронной, так и в бумажной форме – рекомендуется дублировать документацию во избежание ошибок и для упрощения доступа к ней работников, которым может потребоваться этот документ.
  • В штатной расстановке стоит предусмотреть отдельные столбцы для указания обязательных надбавок или доплат, регулируемых законодательством или внутренними документами организации.
  • Лучше всего, если предприятие будет иметь отдельный бланк штатной расстановки и конкретные правила по ее заполнению, принятые отдельным нормативным документом.

Штатная расстановка и все указанные в ней сведения могут считаться штатным расписанием, если содержат все необходимые для последнего документа данные. В таком случае, на штатную расстановку начинают распространяться все требования законодательства, но это может упростить ведение кадровой документации. (19 голос., 4,20 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/shtatnaya-rasstanovka-chto-eto-takoe.html

В чем разница между штатной расстановкой и штатным расписанием?

Штатная расстановка

Существуют определенные документы предприятия, которые непосредственно используются как экономическими, так и кадровыми службами предприятия — это штатное расписание и штатная расстановка. О том, чем различаются данные документы и с какой целью составляются, поговорим в нашей статье.

Значения терминов

Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:

  • иерархическая структура подразделений;
  • перечень должностей и профессий, необходимых для успешной работы штатного состава;
  • планируемое количество сотрудников;
  • конкретное указание величины оплаты труда, как отдельно по каждой должности, так и по предприятию в целом.

В штатной расстановке кроме вышеперечисленного, заполняются сведения о том, какие должности заняты работниками, а какие вакантны.

Нормативная база

В ТК РФ рекомендовано утверждать штатным расписанием предприятия необходимые должности и специальности.

Трудовой кодекс РФ

Существуют унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах:

  • Общероссийский и общеотраслевой справочники профессий;
  • Единое квалификационно-тарифное руководство по работам и профессиям (ЕТКС).

Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.

Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N 9

Законодательно установленного термина «штатная расстановка» не существует.

Расписание

Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.

В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.

Пример:

В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения.

Приказом по ООО «Хлеб» были внесены изменения в Штатное расписание Общества. В состав штата организации были дополнительно включены следующие сотрудники: старший кондитер, повар-кондитер, подсобный кухонный работник.

В соответствии с учредительными документами, в штатном расписании определяется и закрепляется структура, численность и штатный состав предприятия:

  • структурные подразделения,
  • должности, необходимые для производственной деятельности организации,
  • количество штатных единиц персонала,
  • утвержденные оклады, применяемые надбавки, итоговая величина ФОТ.

Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.

Документ имеет унифицированную форму (Т-3), которая применима для организаций с любой формой собственности.

Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.

Не допускается сокращение названий должностей, наименования профессий и специальностей заполняются в соответствии с данными ЕТКС.

Кроме того, во избежание в будущем проблем с оформлением пенсий, необходимо заполнять трудовые книжки в полном соответствии с действующим штатным расписанием.

Составление нормативного документа является непосредственной обязанностью сотрудников отдела труда и заработной платы или планово-экономического отделения. Затем штатное расписание проходит согласование на уровне руководящего звена организации.

На заключительной стадии приказом по предприятию утверждается штатное расписание.

На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.

Бланк может быть заполнен любым способом:

Количество экземпляров зависит от числа причастных лиц, чаще всего требуется три образца.

Срок хранения составляет три года с даты утверждения.

Цели составления

Утвержденная форма штатного расписания предоставляет руководству организации возможность законного укомплектования штата фирмы сотрудниками.

Отдел кадров проводит целевой набор рабочих и служащих на свободные места, создает потенциал для карьерного роста сотрудников, участвует в организации учебного процесса для повышения квалификационного уровня работников.

Пример:

Расстановка

Сотрудники отдела кадров дополняют таблицу штатного расписания добавочными графами, в которых заполняют конкретные данные на сотрудников предприятия, включая фамилию, имя, отчество и размер установленного оклада.

Созданная таким образом новая форма внутреннего документа имеет несколько названий:

  • штатная расстановка;
  • штатный список;
  • штатная книга;
  • замещение должностей.

Используется в рабочем порядке для составления различных отчетов по труду.

Описание

Унифицированной формы бланка замещения должностей нет. Предприятие самостоятельно разрабатывает документ кадрового характера для внутреннего пользования, включая все необходимые реквизиты и информацию.

Локальным нормативным актом (нормы и нормативы делопроизводства кадровой службы) утверждается форма бланка.

Документ заполняется любым методом:

Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с приказами о приеме, увольнениями или перемещениями сотрудников.

Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.

Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.

Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:

  • перечень подразделений организации;
  • названия должностей;
  • количество штатных единиц;
  • оклады и тарифы в разрезе профессий;
  • величина надбавок и доплат;
  • фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
  • регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).

Цели составления

Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.

Предоставляет возможность оперативного наблюдения за наличием свободных кадровых вакансий, контроля заполнения вакантных мест при приеме на работу совместителей при условии, что одна ставка делится между несколькими работниками.

Пример:

Соломенцов К.К. написал заявление на прием в ООО «Снег» с целью работы по совместительству на должность электрика на ½ ставки. Сотрудник отдела кадров Первушина М.И., пользуясь штатным списком, определила, что на должности электрика работают два сотрудника по ½ ставки. Вакантных мест нет. Соломенцову К.К. было отказано в приеме на работу.

Образец документа:

Разница

В сводной таблице собраны отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой:

Штатное расписаниеШтатная расстановка
Имеет унифицированную форму Т-3Разрабатывается на предприятии самостоятельно
Нормативный обязательный документПонятие законодательно не определено, заполнение носит добровольный характер
Информация обезличенаСодержит сведения о сотрудниках, работающих на определенных рабочих местах
Срок хранения 3 годаХранится 75 лет
Заключает в себе плановые показателиСодержит фактические реальные величины
Является законным основанием для приема сотрудниковСодержит оперативную информацию

При всем своем различии эти два документа имеют одно общее качество – непосредственно касаются трудовой деятельности всех штатных сотрудников организации.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/otlichija-shtatnogo-raspisanija-i-shtatnoj-rasstanovki/

Штатная расстановка: образец заполнения

Штатная расстановка

Штатная расстановка не является обязательным документом для организаций, за ее отсутствие работодатели ответственность не несут. Но многие кадровые сотрудники, оценив всю пользу от применения данного документа, продолжают его оформлять. Что собой представляет штатная расстановка? Для каких целей составляется этот документ? Ответы на эти и другие вопросы – в нашем материале.

Штатная расстановка

Штатная расстановка, образец заполнения которой можно найти ниже, представляет собой кадровый документ, составленный на основе штатного расписания. В ней указано, какие из утвержденных в штатном расписании должностей уже заняты. Возле каждой занятой должности прописано Ф.И.О. сотрудника и его оклад. Также из документа можно узнать, какие должности пока еще остаются свободными.

Унифицированной формы штатной расстановки и официальных требований по ее заполнению не существует. Каждая организация может самостоятельно разработать ее и утвердить внутренним приказом.

За основу обычно берут унифицированную форму № Т-3 штатного расписания (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.

2004 № 1) и дополняют ее необходимыми сведениями, позволяющими значительно упростить отслеживание кадровых передвижений.

Какие сведения содержит документ:

  • Перечень структурных подразделений.
  • Перечень штатных единиц с пофамильным списком сотрудников.
  • Размер тарифной ставки (оклада) каждого.
  • Дополнительные сведения или примечания.

Какие задачи помогает решить штатная расстановка

цель составления документа – отслеживание вакантных должностей и определение потребности организации в персонале. Кроме того, использование штатной расстановки помогает решить следующие задачи:

  • отследить «текучесть» кадров;
  • определить наличие вакантных мест;
  • установить количество пенсионеров и инвалидов в штате;
  • проанализировать «вилку» окладов и т.д.

В компаниях с большим количеством работников и постоянной «текучкой» составление штатной расстановки будет особо актуальным. Если какая-либо должность освобождается – сотрудник отдела кадров при помощи данного документа сможет без труда подыскать подходящую кандидатуру на вакантное место из числа действующих сотрудников.

Штатная расстановка и штатное расписание: в чем отличие?

Назначение этих документов разное. Штатное расписание применяется для утверждения числа сотрудников в соответствии с имеющимся объемом работы. В документе указывают должности, необходимое количество работников и размер тарифной ставки. Штатное расписание обязательно к ведению в организации и имеет утвержденную форму.

Штатная расстановка носит исключительно информационный характер, содержащиеся в ней сведения используются не только для отслеживания текучести, но и для упрощения составления плановой отчетности.

Помимо перечня должностей и тарифных окладов в расстановке фиксируются Ф.И.О. лиц, занимающих конкретную должность, и дополнительные сведения о них.

Документ не имеет утвержденной формы и составляется в произвольном порядке.

Ведение документа

Составить штатную расстановку и поддерживать ее в актуальном состоянии несложно. Сотруднику отдела кадров необходимо внести в нее основные сведения о нанятом персонале на требуемую дату. Чем подробнее будет составлен документ – тем удобнее им пользоваться.

Надо ли утверждать штатную расстановку и кто должен это делать? Документ, в отличие от штатного расписания, утверждения приказом руководства не требует, поскольку он лишь отражает расстановку кадров на определенный момент.

Штатную расстановку, как правило, заполняют сотрудники отдела кадров. Именно они располагают сведениями о приеме и перемещении трудовых ресурсов внутри организации. Скачать образец штатной расстановки можно в конце этой статьи.

Как заполнить штатную расстановку

Документ представляет собой бланк в виде таблицы. Некоторые графы совпадают со штатным расписанием. Работодатель может добавлять и удалять графы по своему усмотрению. Документ заполняют следующим образом:

  • В графе «Структурное подразделение» указывают наименование подразделения (к примеру, отдел продаж, цех, финансовый отдел и т.д.) и его код.
  • В графе «Должность» перечисляют наименования всех должностей, которые предусмотрены штатным расписанием в конкретном отделе.
  • Возле каждой из приведенных должностей указывают оклад (тарифную ставку), надбавки и т.п.
  • В графе «Ф.И.О.» перечисляют сотрудников, занимающих соответствующую должность. Благодаря этому можно увидеть, какие должности в компании уже заняты, а по каким есть вакансии.
  • Графа «Примечание» предназначена для отображения нюансов по оплате, отметки о пребывании сотрудницы в декретном отпуске, указание на работу по совместительству и пр.
  • Внизу приводится общее число штатных единиц, сколько из них занято, и сколько есть на данный момент свободных вакансий.

Штатную расстановку можно заполнять как в электронном, так и в рукописном виде.

Источник: https://spmag.ru/articles/shtatnaya-rasstanovka-obrazec-zapolneniya

Штатная расстановка в 2019: образец заполнения, отличие от расписания и скачать бесплатно бланк

Штатная расстановка

Статья проверена экспертом: Нефедовой Анной.

Специалист кадровой службы должен обрабатывать большие объемы информации. Для облегчения этого нелегкого труда было разработано множество форм документов, облегчающих анализ и применение различных данных. И штатная расстановка – один из них. Попробуем разобраться в целесообразности ее ведения в нашем новом материале.

Что это такое?

Среди менеджеров по работе с персоналом документ более известен как кадровое замещение. Это свод существующих в компании должностей с указанием лиц, их замещающих.

Такой локальный нормативный акт передает общую кадровую картину предприятия и используется для удобства работодателя и HR.

Пример кадрового замещения

В чем удобство:

  • наглядно отражены существующие вакансии;
  • видно распределение сотрудников по подразделениям, что упрощает возможную оптимизацию численности;
  • позволяет обработать большой объем данных в организациях с высокой численностью работников.

Самое главное, что отсутствие обязательной формы позволяет отражать в документе необходимые данные, предусматривая дополнительные графы.

Нормативная база

Современное законодательство не требует от работодателя обязательного ведения кадровой расстановки. Документ может быть создан по инициативе руководителя предприятия и заполняться в свободной форме.

Однако заполнение расстановки потребует использования ряда источников:

  • профстандарты, утвержденные министерством труда и социальной защиты. Эти нормативные акты предназначены для регламентации наименований должностей, а также для определения рамочных должностных инструкций;
  • Трудовой Кодекс РФ, устанавливающий требования к окладу, надбавкам и так далее;
  • Инструкции по делопроизводству и кадровой работе отдельных государственных органов могут устанавливать требования к расстановке. Примеры можно найти в нормативной базе Ростехнадзора и Минкульта РФ.

Цели составления

Единственная цель – облегчение деятельности кадровика/менеджера по персоналу.
Документ позволяет быстро и качественно обработать большой объем информации.

В компанию «РусСинтез» обратился Салемский П.И. с заявлением о приеме на работу на должность старшего мастера отдела погрузки. HR-специалист уточнил в расстановке факт отсутствия вакансий в указанном отделе и смог мотивированно отказать рекруту.

Замещение нужно для:

  • оценки и отслеживания существующих вакансий;
  • отслеживания статуса отсутствующих сотрудников;
  • анализа текучести кадров;
  • быстрого обнаружения неравномерного распределения трудовых ресурсов между подразделениями.

Семенов Л.П. был уволен из компании «Рубин» по сокращению. Семенов обратился в суд, чтобы оспорить законность увольнения, так как ему не предложили других должностей при сокращении. Позиция истца была разрушена во время судебного заседания, когда в заверенной кадровой расстановке не нашлось ни одной вакансии.

Различие расстановки от расписания

Эти акта относятся друг ко другу как общее и частное, но имеют ряд серьезных отличий.

КритерииРасстановкаРасписание
ОбязательностьНе является обязательным документом.Законодательство устанавливает обязанность работодателя об утверждении расписания.
НазначениеПредназначена для более качественной и удобной кадровой работы, в частности для обработки и учета вакантных должностей. Кадровое расписание – это данные о работниках и замещаемых должностях.Необходимо для формирования фонда оплаты работы, а также для максимально гармоничной оптимизации отдельных подразделений.Этот документ – это данные о денежных средствах и возможном штате предприятия.
Срок архивного храненияСуществует требование об условно постоянном хранении (75 лет).Является документом временного хранения. Архив предприятия примет акт на 3 года.
Наличие персональных данныхПри заполнении вносятся ФИО работников. Работа с данным НПА является обработкой персональных данных.Штатное расписание обезличено. В нем нет сведений о конкретных работниках подразделений.
Требование к формеНе имеет бланка. Разрабатывается, исходя из потребностей работодателя.Существует строгая форма Т-3.

В соответствии с вышеизложенным, можно утверждать, что эти своды похожи в силу специфики отражаемых данных, но имеют разные задачи и функционал.

В связи с нестабильной ситуацией на рынке, руководством ООО «Зареченское» было принято решение о сокращении фонда оплаты труда на 10%. В компании было 10 отделов по 10 человек. Экономистами было изучено кадровое расписание, в котором были упразднено по 1 должности в каждом отделе.

Менеджер по работе с персоналом обратился к расстановке и выяснил, что в каждом структурном подразделении существует 2-3 вакансии. Таким образом, никого не пришлось увольнять, а фонд вознаграждения труда был сокращен.

Сведения в кадровой расстановке

Данный свод является одним из самых объемных и подробных кадровых документов. Обязательного перечня данных не существует, но годы практики делопроизводства сформировали идеальный перечень необходимых сведений:

  • наименование подразделения предприятия (название отдела, цеха, филиала, представительства);
  • код подразделения (в случае, если предприятие имеет большое количество отделов, может вестись их кодификация, но данный пункт не является обязательным);
  • должности и их количество, предусмотренное в отдельных структурных подразделениях;Образец кадровой расстановки в организации
  • заработная плата в разбивке по трем составляющим – оклад, надбавки, общая сумма;
  • фамилия, имя, отчество работников;
  • реквизиты приказов о кадровых передвижениях;
  • дополнительные сведения по желанию работодателя (отпуск, декрет, временная нетрудоспособность, отстранение от работы и так далее).

Эти сведения во многом дублируют кадровое расписание, что является закономерным, так как последнее является основой для штатной расстановки.

Как правильно заполнить кадровое замещение?

Столь объемные правовые акты зачастую вызывают страх перед их заполнением. Но все проще, чем может показаться на первый взгляд.

Заполнения штатного замещения можно условно разделить на 2 этапа: дублирование сведений из штатного расписания и введение недостающей информации.

Рассмотрим пошаговую инструкцию по заполнению расписания:

  • Первый этап:
    • Создание необходимого НПА на основе формы Т-3;
    • Формирование перечня подразделений. Очень важно, чтобы эта часть нормативного акта формировалась в соответствии с иерархией отделов предприятия;
    • Указание наименований и количества должностей в подразделениях;
    • Заполнение финансовой составляющей (оклад, надбавки, размер заработной платы);Первый этап заполнения расписания
  • Второй этап:

    • Указание фамилии, имени и отчества лиц, замещающих отдельные должности. Если какие-то из них вакантны, то ставится пометка «вакансия»;
    • Формирование примечания, если оно необходимо. В данной графе можно ставить пометку о временной нетрудоспособности, потенциальном сокращении или отпуске по беременности и родам.Второй этап заполнения расписания

В результате не должно остаться пустых клеточек. Свободные поля необходимо заполнить прочерками.

Отметим, что данный свод не является единственным верным. Каждый сотрудник кадровой службы может создать удобную форму под свои профессиональные нужды.

Для удобства работы предлагаем скачать форму штатного замещения по ссылке.

В случае, если обязательность замещения предусмотрена локальными актами предприятия, то документ должен быть утвержден руководителем компании.

Штатное замещение является не обязательным, но необходимым документом. Этот документ будет полезен не только профильным специалистам, но и руководителям любых уровней.

Расстановку можно не вести, но качественное управление персоналом и анализ фонда оплаты труда оперативно провести не удастся.

Источник: https://OPrave.com/drugoe/buxgalteriya/shtatnaya-rasstanovka.html

Штатная расстановка и штатное расписание — что это такое и чем они отличаются

Штатная расстановка

Многие сталкиваются с составлением такого документа, как штатная расстановка. Возникает актуальный вопрос, что он из себя представляет и чем отличается от расписания.

Чтобы ответить на него, необходимо в отдельном порядке рассмотреть оба документа, а также составить сравнительный анализ.

На основании полученных данных будет также решен вопрос и о необходимости составления данного норматива.

Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания?

Штатное расписание и расстановка имеют схожие объекты регулирования. Они нацелены на упорядочение структурной организации в компании. Именно на основе данных нормативов можно судить о наличии тех или иных должностей, подразделений и отделов.

Нередко работодатели задаются вопросом, как вместо двух документов ввести один удобный файл. В отличие от расстановки, расписание имеет законодательно утвержденную форму Т-3. Заполняется она в соответствии с образцом. Поэтому включение в нее положений из другого акта не совсем верно.

То есть на практике объединение данных нормативов в один не может быть осуществлено несмотря на схожие аспекты регулирования. Поэтому необходимо рассмотреть оба документа по-отдельности и выявить, чем каждый из них удобен и отличается от другого.

Расстановка кадров по штатному расписанию

Штатное расписание — это один из основных нормативов, который по законодательству должен присутствовать в любой организации. Он включает в себя следующие положения:

  • структуризация всех должностей, отделов и подразделений компании;
  • список всех вакансий с указанием количественного значения;
  • указание на уровень заработной платы по каждой из должностей.

В последний пункт включаются все надбавки и премии, предусмотренные для вакансии. Все они формируют итоговую сумму.

Образец данного документа утвержден законодательством и имеет форму Т-3. Все имеющиеся графы должны быть заполнены в обязательном порядке. Если определенных данных не имеется, то необходимо проставить прочерк.

Такой образец актуален для любой организации, как государственной, так и частной. Наименование должностей приводится в соответствии с установленным перечнем. Однако если компания частная и вакансия не предусматривает компенсаций и льгот, ее название может составляться произвольно. Главное, чтобы оно соответствовало наименованию в трудовом договоре с сотрудником и записи в трудовой книжке.

Скачать образец штатного расписания по форме Т-3

Штатная расстановка не является обязательным для составления документом. Оформляется он в зависимости от необходимости по усмотрению работодателя или отдела кадров. Название данного норматива также может отличаться.

Основное назначение такого документа — это оптимизация внутреннего использования утвержденного расписания. Преимущество составления такого списка заключается в наглядности, а также в возможности оперативно менять и вносить информацию. Это обусловлено тем, что вступление данного образца в силу не требует издания отдельного приказа.

В итоге такой документ становится рабочей версией расписания.

В него вносятся сведения не только по структурной организации компании, но и личные данные сотрудников — имена, даты начала работы и реквизиты приказов, дополнительная информация.

Такой норматив также удобен в тех случаях, когда одна должность разделена по совместительству. К примеру два электрика работают на полставки каждый на одной вакансии. Расстановка содержит личную информацию по каждому из них.

Составляется такой образец исходя из производственной необходимости. Поэтому форма его заполнения и оформления является свободной. Однако для того, чтобы он мог использоваться как юридический документ, следует сохранять общий порядок составления подобных нормативов.

Скачать образец расстановки кадров

Сравнение штатного расписания и штатной расстановки

Основные отличия штатного расписания и расстановки можно рассмотреть по следующим аспектам:

  • образец составления — первый вариант имеет определенную законодательством форму Т-3, в то время как во втором случае документ составляется в произвольном порядке;
  • обязательность — форма Т-3 является обязательной для заполнения в любом учреждении;
  • сведения — расписание указывает на общие сведения по кадровым вопросом, в то время как расстановка их персонифицирует и уточняет;
  • показатели, которые содержатся в обязательном нормативе, являются утвержденной структурой предприятия, в документе произвольного характера отображаются обычно реальные данные;
  • срок хранения основного норматива составляет 3 года, необязательного — 75 лет.

Также отличием является законность документа. В случае со штатным расписанием на его основе сотрудники могут приниматься на работу. Расстановка же регулируют актуальную информацию, она может меняться в любое время и не требует оформления дополнительных бумаг.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/shtatnoe-raspisanie/shtatnaya-rasstanovka-i-shtatnoe-raspisanie-chto-eto-takoe-i-chem-oni-otlichayutsya.html

Штатная расстановка и штатное расписание – образец и форма Т-3

Штатная расстановка

Любая организация, предприятие или фирма имеют ряд внутренних документов, обязательных для заполнения. Их наличие регламентируется трудовым законодательством России и в обязательном порядке утверждаются руководством.

Расстановка и расписание — важные и необходимые документы для любого предприятия. Данные акты необходимы для структурирования работы всей организации. Не редко работники задаются вопросом о том, что все это значит и в чем заключается отличие этих документов.

Оба документа в равной степени применяются для того, чтобы регламентировать численность штата фирмы, организацию работы, а также распределить структурные отделы и их обязанности.

Кроме того, документы содержат полную информацию об занимаемых работниками должностях с указанием специализации. Профессия каждого работника сопровождается пометкой об уровне его квалификации.

Акты также регламентируют рабочее время и количество нанятых работников.

Что такое штатная расстановка и штатное расписание?

Не редко многие сотрудники не совсем точно понимают: что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания. Это приводит к путанице.

Первое — это нормативный акт, в котором отражена структура штата фирмы или компании, а также состав и количество нанятых сотрудников. Кроме того, в нем отражены все должности и оклады работников.

Этот нормативный акт обязателен для любой организации.

Расписание — не является обязательным документом и определяется потребностями конкретных предприятий.

Оно представляет собой распорядок рабочего дня, включая перерывы, а также полный план работы на год.

План составляется на один календарный год в соответствии с текущим календарем, тогда как расстановка практически не изменяется со временем. Изменения вносятся только в случае смены кадровой политики.

Чем штатное расписание отличается от штатной расстановки?

Отличие штатного расписания от штатной расстановки заключается в содержимом этих документов.

Расстановка регламентирует всю работу штата предприятия, тогда как расписание является необязательным документом, отвечающим за рабочий распорядок.

Оно имеет произвольную форму заполнения, и может быть составлено сотрудником кадрового отдела. Расстановка заполняется по форме и только уполномоченным лицом.

Законодательство России о труде не содержит обязательных требований для обязательного наличия плана штата, однако оно важно в том случае, если работа сотрудников предопределяется их должностями, а не видом выполняемой работы.

Штатная расстановка и штатное расписание – форма Т-3

Форма Т-3 является обязательной формой для составления подобных актов. Как уже упоминалось, расписание может быть составлено произвольно, однако чаще всего рекомендуется придерживаться определенной формы.

По форме документ заполняется следующим образом:

  • Название организации;
  • Банковские реквизиты;
  • Структурное разделение на разделы;
  • Должности штата, включая те, на которых нет сотрудников;
  • Численность штата;
  • Возможные оклады (включая все надбавки) — указываются цифрами, также прописываются вероятные границы.

Все данные должны быть отражены в обязательном порядке в данном плане. Оно также содержит количество штата, другими словами — всех сотрудников предприятия, их заработные платы и общий заработный фонд организации на один месяц.

Расстановка кадров по штатному расписанию – образец

Документ в обязательном порядке должен иметь все необходимые пометки, включая не только оклады, но и надбавки для должностей. Все формы обязательны для заполнения, должны содержать расшифровки подписей. Только в этом случае документ может быть утвержден руководством. Обязательно утверждаемому у руководства либо уполномоченных лиц предприятия.

Расстановка кадров — образец заполнения

Приказ о расстановке штатного расписания

Приказ может быть утвержден только после полной проверки. Все графы и столбцы обязательно заполняются, после чего отправляются на проверку и утверждаются у руководства.

Это не просто формальный документ, и пусть он не является законодательно обязательным, данный акт должен быть на каждом предприятий.

Образец приказа поможет избежать ошибки в составления, поэтому рекомендуется ознакомиться с заполненным приказом.

Скачать приказ 

Акты проходят утверждение руководителем всего предприятия, либо его заместителем, получившим полномочия это сделать. Любые изменения также должно предусматривать уведомление и подтверждение от руководства. По сути, данные нормативные акты расцениваются как обязательный устав предприятия, отражающий все основные данные о нанятых сотрудниках.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/shtatnaya-rasstanovka-i-shtatnoe-raspisanie-obrazec-i-forma-t-3/

Пример заполнения бланка штатной расстановки

Штатная расстановка

Действующее законодательство предусматривает определенный перечень документов, которые должны заполняться любым предприятием или частным предпринимателем, в штате которого есть наемные сотрудники.

Одним из таких документов является бланк штатной расстановки, который позволяет определиться с тем, кто занимает какую должность и как ведется работа на предприятии в целом.

При этом стоит отметить, что многие уполномоченные лица, занимающиеся оформлением подобных бумаг, могут даже не знать о том, как правильно заполняется бланк штатной расстановки и насколько вообще необходим этот документа на современном предприятии.

Суть понятия

Бланк штатной расстановки представляет собой специализированный документ, в котором собирается информация обо всех штатных единицах, работающих на указанном предприятии с обязательным указанием ФИО сотрудника и предусмотренного для него оклада (предусматривается возможность указания минимального и максимального пределов, если работник получает не четко фиксированную сумму), а также перечне тех вакансий, которые остаются свободными.

На сегодняшний день законодательством не устанавливаются какие-либо унифицированные формы, в соответствии с которыми должен заполняться такой документ, и единственное, что можно выделить – это рекомендации к заполнению, которыми должны руководствоваться сотрудники государственных учреждений и которые основываются на стандартной форме Т-3 штатного расписания.

Скачать пример формы Т-3 в excel

В связи с этим частным организациям нужно самостоятельно заняться разработкой этого документа и отразить его в своей учетной политике.

Назначение

Штатная расстановка достаточно часто используется в работе тех лиц, полномочия которых связаны с ведением кадровой работы на предприятии.

Форма этого документа, как говорилось, не утверждается, но на сегодняшний день в преимущественном большинстве случаев ее разрабатывают на основании формы №Т-3, в которую просто добавляют специальный столбец с указанием ФИО сотрудников компании, которые находятся на тех или иных должностях.

Благодаря наличию такого документа в отделе кадров всегда можно быстро определиться с точным количеством вакантных должностей, а также полностью закрыть какие-либо штатные единицы в случае приема на работу совместителя или же в том случае, если какая-либо должность распределяется сразу между несколькими лицами.

Скачать пример штатного расписания формы Т-3 в word

Нужно ли вести документ

Действующее законодательство не включает в себя какие-либо нормы, в соответствии с которыми работодатели должны были бы в обязательном порядке заниматься ведением штатной расстановки, в связи с чем они могут делать это полностью на свое усмотрение. При этом стоит отметить, что данный документ может вестись не только в бумажном, но и в электронном виде при использовании таких программ как Microsoft Word или Excel.

Ведение штатной расстановки, а также постоянное поддержание ее в актуальном состоянии представляет собой достаточно простую процедуру, даже если выполнение этой функции не было автоматизировано с помощью специализированного программного обеспечения.

Сотрудники кадрового отдела в преимущественном большинстве случаев указывают в данном документе полный перечень информации о сотрудниках, включая их уход или выход из длительного отпуска, наличие статуса инвалида и еще целый ряд других сведений, которые могут быть полезными при работе и учете этого лица. К примеру, основываясь на штатной расстановке, в дальнейшем будет гораздо проще оформлять различную отчетность для руководителей по самым разным вопросам.

Некоторые директоры периодически уточняют, кто из рабочего состава на данный момент пользуется своим временем отпуска, и кадровый отдел, используя бланк штатной расстановки, сможет быстро подготовить отчетность с указанием всей необходимой информации.

Бланк штатной расстановки

Отличия от расписания

Должностные инструкции, включающие в себя полный перечень обязанностей, предусмотренных для определенного сотрудника, служат основанием для оформления официального штатного расписания, в котором указывается планируемое распределение работ между всеми сотрудниками компании.

В соответствии с учредительной документацией в этом бланке устанавливается и закрепляется структура предприятия, а также общая численность и состав сотрудников:

  • должности, являющиеся значимыми для ведения производственной деятельности компании;
  • перечень отдельных структурных подразделений;
  • общее количество штатных единиц персонала;
  • установленные оклады, конечная величина ФОТ, применяемые надбавки.

Помимо этого, данный документ в обязательном порядке должен включать в себя следующую информацию:

  • иерархическая структура подразделений предприятия;
  • полный перечень должностей и профессий, которые требуются для ведения успешной работы компании;
  • планируемое количество сотрудников, которое требуется для полноценной реализации производственного плана;
  • точное указание суммы труда не только отдельно по разным должностям, но и в целом по предприятию.

В Трудовом кодексе рекомендуется в соответствии с штатным расписанием компании устанавливать нужные специальности и должности. При этом стоит отметить, что действующим законодательством предусматриваются унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах.

В частности, их можно увидеть в Едином квалификационно-тарифном руководстве по профессиям и работам, а также Общероссийском или общеотраслевом справочниках профессий.

Стоит отметить, что эта бумага имеет сама по себе обезличенный и обобщенный характер, потому что сам документ не является отражением фактического расположения сотрудников по рабочим местам компании.

Расстановка же представляет собой таблицу расписания с добавочными графами, в которых указывается четкая информация по всем сотрудникам предприятия, что используется потом для оформления всевозможной отчетности о трудовой деятельности организации.

Опять же, унифицированная форма такого бланка на сегодняшний день отсутствует, и любая компания должна заниматься самостоятельной разработкой этого документа с включением в него всей нужной информации и реквизитов.

В штатной расстановке указывается следующий перечень данных:

  • полный перечень подразделений компании;
  • полные наименования должностей;
  • общее количество штатных единиц организации;
  • оклады и тарифы, прописанные в разрезе профессий;
  • сумма всевозможных доплат и надбавок к стандартной зарплате;
  • личные данные сотрудников, работающих на тех или иных рабочих местах, а также тех, кто замещает определенные должности;
  • регистрационная информация из приказов.

Такой документ также позволяет упростить работу кадровой службы компании, ведь с его помощью можно постоянно отслеживать кадровые вакансии, контролировать факт заполнения вакантных мест при приеме на работу по совместительству в случае, если определенная ставка распределяется сразу между несколькими лицами.

Таким образом, штатное расписание представляет собой обязательный нормативный документ с унифицированной формой, информация в котором обезличена, в то время как штатная расстановка компаниями разрабатывается полностью самостоятельно.

При этом расстановка представляет собой более точную информацию с указанием фактических реальных величин, в то время как расписание предусматривает указание только обезличенных данных с плановыми показателями.

Образец заполнения бланка штатной расстановки

Образец заполнения бланка штатной расстановки

Сразу стоит отметить тот факт, что данный образец может использоваться и для стандартной работы, но если у руководства компании есть желание разработать собственный вариант, то в таком случае в него можно добавить все нужные графы или исключить лишние.

Основываясь на образец, можно отразить, какие именно единицы были заняты в штатном расписании с указанием обязательной информации о сотруднике, который занимает ту или иную должность, его табельного номера и условий, на которых осуществляется оплата труда.

В обязательном порядке нужно указать в документе следующие разделы (столбцы):

  • наименование отделения, в котором работает указанный сотрудник;
  • уникальный код, присвоенный данному подразделению;
  • табельный номер;
  • полное наименование должности с указанием разряда, класса или квалификации, если это предусматривается;
  • тарифная ставка и другие выплаты, выделенные в пользу указанного лица на протяжении года;
  • всевозможные надбавки, предусмотренные за ненормированный рабочий день, знание дополнительных языков или интенсивность выполнения своих непосредственных обязанностей на благо компании;
  • ФИО указанного лица, по которому заполняется данная информация;
  • примечание, в котором может указываться какая-то важная информация о работе этого сотрудника.

Сроки хранения

На сегодняшний день предусматривается специализированный перечень типовых управленческих архивных документов, которые могут появляться в процессе работы любой государственной компании, а также государственных организаций или органов местного самоуправления.

Также стоит отметить, что в соответствии с приказом Министерства культуры №558 от 25 августа 2010 года для штатных расстановок предусматривается собственный срок хранения, равный 75 годам.

Источник: http://buhuchetpro.ru/blank-shtatnoj-rasstanovki/

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.