+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Деньги выданы под отчет на карту

Содержание

Деньги в подотчет на карту работника сколько можно

Деньги выданы под отчет на карту

Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения. Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору.

В 2018 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.

В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности. Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу.

Сколько и кому можно выдать деньги в подотчет + оформление

Если в платежном поручении подотчетник не указал, что перечисляемые деньги – возврат неиспользованной подотчетной суммы, он должен это написать в пояснительной записке.

Бухгалтерский учет Разберем на примере, какие проводки должна составить компания при выдаче денег в подотчет безналом.
Важно ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р.

7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой. Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к.

Ключкину была выдана доверенность от имени компании). Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

Перевод подотчета на карту сотрудника с расчетного счета

Они должны храниться в течение определенного времени и при необходимости предоставляться ФНС. Следует помнить, что выдача денежных средств переводом имеет очень большое количество самых разных особенностей.

При этом все их следует соблюдать. В противном случае велика вероятность возникновения различного рода вопросов со стороны налоговой службы.

Именно поэтому необходимо заранее разобраться со следующими основополагающими вопросами, затрагивающими данный момент:

  • порядок необходимых действий;
  • назначение платежа в подотчет на карту;
  • возврат неиспользованных подотчетных сумм.

Особое внимание следует уделить именно порядку необходимых действий.

Какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году

Получая средства от организации на осуществление командировочной поездки или другие нужды, подотчетное лицо берет на себя определенные обязательства. В первую очередь, они касаются траты денежных средств согласно целевому назначению.

Это должно быть подтверждено документально. Невозврат денег или нецелесообразные траты приводят к серьезным последствиям. Основания для выдачи Естественно, что в организации проводится учет все расходов, в том числе и незапланированных.

Внимание И все должно быть в обязательном порядке задокументировано. Поэтому основанием для выдачи денег является заявление сотрудника или приказ руководителя (при начислении денег на карту).

Предварительно необходимо проверить, нет ли у сотрудника долга за ранее выданные ему денежные средства. Если же он имеется, то средства такому сотруднику не выдаются.

Как оформить подотчет на карту сотрудника с расчетного счета

Перечень работников, с которыми договор о материальной ответственности действительно следует заключать, содержится в приложении к Постановлению Минтруда России от 31. 12. 02 № 85. Определения Подотчетные средства – это деньги, которые выдаются подотчетному лицу для осуществления расходов, связанных с деятельностью предприятия.

Под такими расходами подразумевают:

  • хозяйственные нужды;
  • командировочные;
  • представительские расходы.

Подотчетное лицо – это работник предприятия, получающий деньги для определенных расходов. Раньше выдавать средства можно было исключительно штатным сотрудникам. Правда, в некоторых случаях бухгалтерии организаций обходили это правило. Поэтому с 2014 года организациям разрешено выдавать деньги подотчет работникам, с которыми заключены гражданско-правовые договора (п.

5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2014 г.).

Как происходит выдача денег в подотчёт

Также необходимо помнить, что согласно п.

26 Положения №749 в течение 3 рабочих дней работник должен представить своему работодателю перечень следующих документов: Авансовый отчет В нем должны быть максимально подробно обозначены все израсходованные суммы по причине поездки в командировку Полный отчет обо всей выполненной работе Согласно унифицированной форме №Т-10а После того, как все обозначенные выше операции будут полностью реализованы, бухгалтер может выполнить все соответствующие проводки. Необходимо помнить, что указание неправильных счетов может привести опять же к наложению штрафов и иным проблемам. Отражение в бухгалтерском учете следует делать отдельно для каждой операции — выдачи средств и сдачи их обратно в бюджет предприятия сотрудником. При отсутствии опыта в данном вопросе бухгалтеру стоит предварительно проконсультироваться.

Как перечислить подотчет на карту сотрудника

В Российской Федерации все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей. И считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы.

Многих все-таки интересует вопрос о том, какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет более 100000 рублей? Дело в том, что этот лимит на расходы установлен для расчетов между организациями и ИП.

А на расчеты с физическими лицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется. Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет.

Главное, чтобы лимит в 100 тысяч сотрудник не превышал при расчетах с другими компаниями или частными предпринимателями. А значит, что законодательством РФ эта сумма не ограничивается.

Выдача денег в подотчет из кассы в 2017 году: главные правила

Поэтому максимальный размер денежных средств, выдаваемых подотчет, устанавливается руководителем организации. Это же касается и того, какую сумму можно выдать в подотчет 2018 директору. Все зависит от финансовых возможностей предприятия.

Кто устанавливает ограничение? Это ограничение указано в п. 1 Указания ЦБ РФ от 20.06.2007 г. № 1843-У. Если в бюджетной организации Получение денежных средств под отчет в бюджетных организациях ничем не отличается от этой процедуры в частных организациях.

Если деньги идут на командировочные расходы, то их размер определяют либо коллективный договор, либо соответствующий нормативный акт (ст. 168 ТК РФ). Сумма также выдается исключительно на основе заявления сотрудника.

Обязательно следует удостовериться, что работник отчитался за предыдущие траты бюджетных денег.

Выдача денег под отчет безналом на карту работника

Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением.

В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции.
Что такое выдача денег подотчет, и какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2018 году. Какие могут быть основания для этого, а также что о подотчетных средствах говорит законодательство.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Ни одна организация не обходится без выдачи средств сотрудникам для различных целей. Это могут быть командировки или представительские расходы.

Но для того чтобы контролировать финансы предприятия, необходимо вести правильный учет расходов. Все это – обязанность бухгалтера.

  • Необходимые сведения
  • Сколько можно выдавать денег в подотчет в 2018 году

Источник: http://civilist-audit.ru/dengi-v-podotchet-na-kartu-rabotnika-skolko-mozhno/

Подотчет на карту сотрудника заявление

Деньги выданы под отчет на карту

Заявление необходимо как основание для выдачи денег в подотчет из кассы. Подотчетником может быть любое лицо, работающее у вас по трудовому или гражданско-правовому договору.

Заявление на деньги подотчет составляется от имени подотчетника и визируется директором (либо иным лицом, которому директор по доверенности дал полномочия принимать решения о расходовании денег из кассы). Если деньги нужно выдать под отчет самому директору (уполномоченному им лицу), то вместо заявления оформляется распоряжение.

Реквизиты заявления укажите в РКО, оформляемом при выдаче соответствующей суммы подотчетнику.

Что должно быть в заявлении о выдаче наличных под отчет

Необходимый минимум данных в заявлении:

— сумма выдаваемых под отчет наличных;

— на какой срок выдаются наличные;

— подписи подотчетника и директора;

— дата подписания заявления директором.

Подписи главбуха (бухгалтера) и кассира не обязательны.

Можно ли заполнить заявление о подотчете на компьютере

Все поля, включая даты и суммы, при желании можно заполнить на компьютере до распечатки заявления. А потом подотчетник и директор поставят на заявлении свои подписи.

Что будет за подотчет без заявления

Если инспекция при проверке обнаружит, что в предшествующие два месяца была хотя бы одна выдача наличных под отчет без заявления, она попытается оштрафовать организацию и директора по ч. 1 ст. 15.1 КоАП за нарушение порядка хранения свободных наличных или же порядка ведения кассовых операций вообще.

Если деньги под отчет выдаются безналичным путем (например, вы перечисляете их на зарплатную карту работника), то заявление оформлять не обязательно. Оно требуется только для выдачи под отчет наличных из кассы. Соответственно, и оштрафовать за отсутствие заявлений на «безналичный подотчет» нельзя.

Приказ с перечнем подотчетных лиц не заменяет заявления

Оформлять такой приказ необязательно. Но его удобно использовать, если нужно ввести некие ограничения, например: кому, в каких пределах, как часто и на какие нужды в принципе могут выдаваться наличные. Но и тогда заявления на каждую выдаваемую под отчет сумму все равно должны быть.

glaniga.ru

Статьи по теме

С 19 августа компании могут выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудников. Вместо этого можно оформить распоряжение.

Новые суммы под отчет работники могут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс. Эти и другие изменения в порядок ведения кассовых операций ЦБ внес Указанием от 19.06.2017 № 4416-У.

Подробнее о новом порядке выдачи в подотчет в 2017 году — в этой статье.

Подотчет: что необходимо знать

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

Источник: http://kam-merch.ru/podotchet-na-kartu-sotrudnika-zajavlen/

Какими способами можно выдать деньги под отчет – НалогОбзор.Инфо

Деньги выданы под отчет на карту

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

  • наличными деньгами из кассы;
  • при помощи банковской карты.

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:

  • с текущего банковского счета;
  • за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации

Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя.

Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Перечисление денег на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника?

Ответ: да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г.

№ А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства.

Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г.

№ 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было.

Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты?

Ответ: нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет.

Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kakimi_sposobami_mozhno_vydat_dengi_pod_otchet/59-1-0-1521

Подотчет на банковскую карту приказ

Деньги выданы под отчет на карту

Все чаще компании отказываются от использования наличных денег в своей деятельности.

Оплата от покупателей поступает на расчетный счет, расчеты с поставщиками происходят по безналу, зарплата перечисляется на карточки сотрудников.

Это удобно и выгодно: не нужно ездить в банк, чтобы сдавать или снимать наличные, тратиться на обеспечение безопасности денег, платить комиссию за операции с бумажными деньгами.

Как и многие другие операции, расчеты с подотчетными лицами могут происходить в безналичной форме.

Перечисление подотчетных сумм

Долгое время перевод подотчетных сумм на зарплатную карточку сотрудника считался делом рискованным. ИФНС часто расценивала такие перечисления как выплату зарплаты и облагала их НДФЛ. Фонды, в свою очередь, доначисляли взносы. Однако после публикации письма Минфина от 5 октября 2012 г. № 14-03-03/728 ситуация изменилась: фактически министерство разрешило выдавать подотчет безналом.

Однако чтобы избежать споров с ИФНС и фондами, работодатель должен организовать правильный документооборот:

— при выпуске зарплатных карт обсудите с банком, возможно ли указать в договоре, что на карточки будут перечисляться и подотчетные суммы,

— в положении о подотчете непременно укажите, что деньги могут перечисляться на зарплатные карты работников. Более подробно о положении о подотчете читайте здесь ,

— попросите сотрудника написать в заявлении о выдаче денег под отчет, что перечисление должно произвестись на его банковскую карту. О заявлении написано тут

— в платежном поручении указывайте назначение платежа так, чтобы было понятно, что выплачивается подотчетная сумма, например: «выдача под отчет на хозяйственные расходы».

Как и при выдаче средств наличными, сотрудник должен составить авансовый отчет. О сроках и порядке предоставления авансового отчета читайте здесь.

К авансовому отчету нужно приложить все документы, связанные с расчетами. Подотчетник снял деньги в банкомате и рассчитался наличными? Тогда он должен предоставить квитанцию из банкомата и чек ККМ (БСО или товарный чек) от продавца. Сотрудник расплатился карточкой? Пусть предоставит слип и чек.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Законодательство не ограничивает срок, в течение которого подотчетник должен вернуть непотраченные деньги работодателю. Однако этот срок нужно указать в заявлении на выдачу подотчетных средств. Если деньги не вернуть вовремя, налоговики могут переквалифицировать оставшуюся сумму в предоставление займа или выплату вознаграждения сотрудника и доначислить НДФЛ.

Вернуть деньги сотрудник может как наличными в кассу компании, так и путем безналичного перевода. Если в платежном поручении подотчетник не указал, что перечисляемые деньги – возврат неиспользованной подотчетной суммы, он должен это написать в пояснительной записке.

Разберем на примере, какие проводки должна составить компания при выдаче денег в подотчет безналом.

ООО «Ключик» 6 ноября 2014 года перечислило на зарплатную карту 30 000 руб. подотчетных денег на покупку канцтоваров Ключкину О.Р. 7 ноября Ключкин приобрел необходимые ТМЦ на сумму 27 350 руб., заплатив за них банковской картой.

Того же числа Ключкин предоставил в бухгалтерию ООО «Ключик» авансовый отчет с чеком ККМ, квитанцией от ПКО и слипом терминала, а также накладную и счет-фактуру на имя организации (т.к. Ключкину была выдана доверенность от имени компании).

Также 7 ноября Ключкин вернул оставшуюся неизрасходованную сумму наличными в кассу компании.

В бухгалтерском учете будут составлены следующие проводки:

6 ноября 2014 года:

Д71 К51 – 30 000 руб. – выдана сумма под отчет,

7 ноября 2014 года:

Д10 К60 – 27 350 руб. — приобретены канцтовары,

Д60 К71 – 27 350 руб. – погашена задолженность перед продавцом канцтоваров,

Д50 К71 – 2 650 руб. – неиспользованная подотчетная сумма возвращена в кассу.

pommp.ru

Какую максимальную сумму можно выдать подотчет

Денежные подотчетные средства выдаются из кассы сотрудникам только лишь для того, чтобы обеспечить нужды организации. Это непростая процедура.

Для ее осуществления есть определенный алгоритм (о нем мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетниками), любое отклонение от которого приведет руководителей и ответственных лиц к проверкам контролирующих налоговых органов и последующей административной ответственности.

Поэтому, задаваясь вопросом, какую максимальную сумму можно взять подотчет, необходимо руководствоваться только действующим законодательством и учетной политикой организации.

Источник: http://expressreshenie.ru/podotchet-na-bankovskuju-kartu-prikaz/

Забрать наличные из компании

Деньги выданы под отчет на карту

Наличные снимать не запрещено, но оплата наличными выглядит подозрительно. Налоговая и Центробанк думают, что так компания незаконно выводит деньги или обманом снижает налоги. Поэтому первое правило наличных — расплачиваться наличными редко и мало.

По закону индивидуальные предприниматели вправе тратить наличные, как хотят. Но на практике госорганы могут попросить предоставить документы и обосновать траты. Давайте на примерах:

Почему банк блокирует счет

Андрей работает программистом, у него нет сотрудников, офиса и подрядчиков. Всё, что он получает на счет — это его доход, поэтому снятие наличных вопросов не вызывает.

Иван открыл компанию по ремонту квартир, он платит строителям и дизайнерам, закупается в магазинах. Когда он снимает наличные, это выглядит подозрительно. Госорганы хотят убедиться, что он оплачивает услуги партнеров легально, а не в конверте.

Если без наличных работать не получается, держите второе правило — выдавать деньги под отчет. В переводе с бухгалтерского это означает: нельзя просто так открыть сейф и взять деньги на коньяк для клиента, нужно оформить документы.

Требования к наличным под отчет от Центробанка

Требования к выдаче наличных — в постановлении о ведении кассовых операций. За нарушение требований полагается штраф: 40 000-50 000 рублей на компанию и 4000-5000 рублей на руководителя.

Это не все беды. Без документов на наличные налоговая решит, что компания неверно оформила заем или доход. В лучшем случае она выставит штраф за ошибку, в худшем — решит, что это незаконный вывод денег. Придется возиться с проверками.

А теперь обо всех требованиях по порядку.

На что выдавать

Правила для ИП и компаний отличаются: индивидуальные предприниматели тратят наличные на свое усмотрение, ООО — только на нужды компании.

К нуждам компании относится всё, что связано с получением заказа и продажами. Например, для компании по ремонту квартир безопасно оплачивать цемент, обои, плитку. А если покупать телевизор, налоговая заподозрит незаконный вывод денег.

Кому выдавать

Наличные под отчет — для сотрудников с трудовым договором. Формально вы вправе выдавать деньги сотрудникам по договору подряда, но как правильно это делать — тема отдельной статьи. Пока держите совет: выдавать наличные только штатным сотрудникам.

Если работаете с индивидуальными предпринимателями, выдать наличные под отчет не получится.

Допустим, у вас команда дизайнеров и программистов. Дизайнеров вы оформили в штат, а программисты работают по договору услуг.

Дизайнерам полагаются наличные под отчет, а программистам — нет, хотя на практике они ваши сотрудники.

Будьте внимательнее с бухгалтерами-перестраховщиками. Они отказываются выдавать наличные, если сотрудник не подписал договор о материальной ответственности. Мол, договор защищает от растрат: если сотрудник прогуляет деньги, спишем их с зарплаты.

В этом случае перестраховываться бессмысленно. Подотчетные деньги подразумевают ответственность: если сотрудник растранжирит деньги на себя, вычитайте из зарплаты. Это законно и без договора.

Владелец компании может выдать деньги сам себе, но с одним условием: он тоже должен быть в штате. Выдавать наличные учредителю незаконно.

Сколько выдавать

В законе нет требований к сумме, поэтому вы вправе выдавать 50 000 рублей и 500 000. Крупные суммы вызывают подозрения, поэтому налоговая скорее их заметит и начнет проверку. Надежнее выдавать понемногу.

Постановление Центробанка о лимите

Чтобы обезопасить себя, соблюдайте лимит для оплаты наличными: 100 000 рублей за сделку. Одна сделка — это один договор или чек.

Вы платите за аренду зала 80 000 рублей, это меньше ста тысяч значит, всё в порядке.

Вы покупаете обои для ремонта и они дороже ста тысяч. Тогда разбивайте оплату на части: покупайте у разных поставщиков или у одного, но в разные дни. Это необязательно спасет от внимания налоговой, но появится шанс доказать, что это разные сделки.

Лимит в 100 000 рублей обязателен для ООО. Индивидуальные предприниматели его выполняют только для рабочих сделок, для личных — платите, сколько хотите. Налоговая строго следит за наличными всех предпринимателей, поэтому не рассчитывайте на послабления.

Кто выдает

Выдавать наличные может директор и бухгалтер. Если вы владелец компании и директор, вы можете выдать деньги самому себе. Это законно.

Если не вернуть деньги

После оплаты может остаться сдача или наличные вовсе не понадобились, тогда деньги надо вернуть. Иногда с возвратом проблемы.

Трудовой кодекс разрешает списывать долг с зарплаты — ст. 137, ТК

Если не возвращает сотрудник, риска нет. Вы вправе списать долг с зарплаты, но с учетом правила — списывать не больше 20% от зарплаты за месяц. Если долг больше, разбивайте его на несколько месяцев: сотрудник не вернул 50 000 рублей при зарплате в 30 000, вы получите деньги через девять месяцев.

Если вы директор и не возвращаете деньги, вы рискуете: налоговая может решить, что это доход, за который компания не платила налоги. Тогда она начнет проверку, потребует доначислить налоги и выставит штраф.

В законе нет сроков для выдачи наличных — выдавайте на три дня или месяц, главное, указать этот срок в документах.

Как отчитаться за деньги

Компании и индивидуальные предприниматели по-разному отчитываются за наличные.

Если у вас ООО, вы готовите три документа: заявление на выдачу наличных, кассовый ордер и авансовый отчет. Документы понадобятся бухгалтеру для отчетов и налоговой, чтобы убедиться в законности оплаты.

ИП вправе не отчитываться совсем. Но если у вас есть сотрудники и партнеры, лучше отчитываться о наличных, так безопаснее. Возможно, у налоговой или банка появятся вопросы, тогда вы быстро на них ответите.

Срок для отчета — три дня. Срок отсчитывается с даты оплаты: если вы купили обойный клей пятого мая, сдаете отчет восьмого мая. Правила одинаковые для всех сотрудников: не важно, кто получал деньги — директор или секретарь.

Шаг 1. Снять наличные

Если планируете выдавать наличные, а денег на руках нет, обналичивайте счет. Деньги можно снять с корпоративной карты или расчетного счета через кассу банка.

Индивидуальный предприниматель снимает деньги просто так, ничего оформлять или сохранять не надо.

Для компании понадобятся документы. Если снимаете с карты, сохраняйте чек из банкомата, он пригодится бухгалтеру. Если через кассу, наоборот, берите документы с собой. Банк вправе отказать в наличных при подозрениях на незаконные операции, поэтому законность надо доказать. Например, показать заявление о наличных.

Шаг 2. Завести реестр

Реестр — это таблица, в которой вы пишете: кто получил наличные, когда, сколько и на что.

Вести реестр необязательно, но если выдаете наличные сотрудникам, он сэкономит силы. По закону нельзя выдавать новые деньги, если сотрудник не отчитался по старым. Чтобы вам не вспоминать, кому вы дали деньги, пусть об этом помнит реестр.

Требований к реестру нет, поэтому составляйте, как хотите. Реестр может выглядеть так:
Написали для вас пример реестра. Пользуйтесь на здоровье

Реестр заполняйте полностью от руки или на компьютере, а от руки расписывайтесь за отчет.

Шаг 3. Написать заявление

Если деньги выдавать можно, готовьте заявление. Заявление обычно готовит тот, кому вы даете деньги, но это необязательно.

Мы придумали два шаблона заявления. Держите!

Требований к форме заявления нет, но есть требования к содержанию. Вот, что надо написать:

  • сумму — числом и прописью;
  • на какой срок выдаете;
  • дату составления заявления и дату выдачи наличных.

Заявление может быть таким:

Заявление подписывает директор или бухгалтер. Если выдаете деньги себе, можете подписать сами.

Есть бухгалтеры, которые советуют не подписывать заявление, если выдаете деньги сами себе. Мол, налоговая на такое косо смотрит. Это не рабочий совет: налоговиков иногда сложно понять, но они не идиоты. Налоговая понимает, что бухгалтер выдает деньги по вашему поручению, так что подписывайте всё сами.

С первого июля 2017 года деньги можно выдавать без заявления, вместо него подойдет приказ. Подготовка приказа тоже занимает время, поэтому решайте сами, что быстрее: заявление или приказ. Как подготовить приказ — тема отдельного материала, рассказывать сейчас не будем.

Шаг 4. Оформить кассовый ордер

Кассовый ордер — это документ, который подтверждает передачу денег. Его можно заполнить самим из шаблона или в программе 1С. Выглядит ордер так:

Официальный шаблон ордера можно скачать на сайте Консультанта-плюс

Подписывает ордер тот, кто выдает деньги, и сотрудник, который их получает. Подписывайте после передачи денег.

Шаг 5. Выдать деньги

Осталось выдать деньги, и всё. Как выдавать деньги, в законе не сказано. Некоторые компании оборудуют отдельный кабинет с решетками и сейфом, на языке бухгалтеров кабинет называется «касса». Если вы редко выдаете наличные, подойдет любое место, хоть коридор.

После того, как выдали деньги, напишите об этом в реестре. Так вы не забудете, когда ждать отчет и сдачу.

Шаг 6. Отчитаться о покупке

Последний шаг — отчитаться за деньги или, на языке бухгалтера, подготовить авансовый отчет. Он подтверждает, что наличные ушли на реальную покупку, а не налево, для обнальной схемы.

Как составить авансовый отчет — в журнале «Главбух»

Отчет готовите после оплаты покупки, на него есть три дня. Отчет можно составить по форме от госорганов или разработать свой вариант. Главное, написать:

  • кто сдает отчет,
  • за какую сумму отчитывается,
  • какими документами подтверждает оплату,
  • на что ушли деньги.

К отчету приложите доказательства покупки: чеки, фотографии с мероприятия, распечатки макетов — всё, что подтверждает реальность сделки. Налоговая такое любит.

Карта вместо наличных

Альтернатива наличным — банковская карта. Банки и налоговая видят, за что вы платите, поэтому оплата по картам не вызывает подозрений.

Заработать на банке: советы, чтобы пользоваться банком по полной

Карта для индивидуального предпринимателя на УСН 6% — это личная карта. Расплачивайтесь картой в магазинах или покупайте в интернете, отчитываться по расходам не придется.

ООО оплачивают только нужды компании: новые блокноты в офис, авиабилеты для командировок, стройматериалы под заказ клиента. Для подтверждения расходов понадобятся чеки и авансовый отчет, а готовить заявления и кассовый ордер не надо.

Карта подходит для компаний с сотрудниками. Карту можно выдать водителям для оплаты бензина и техосмотра или менеджерам для закупки канцтоваров. О тратах по карте банки рассказывают в смс и личном кабинете, так вы контролируете расходы: если менеджер прогуляет деньги, вы увидите это сразу.

Еще картой можно оплачивать регулярные покупки. Если ваша компания пользуется сервисом с ежемесячной оплатой, укажите в нем карту банка. Оплата будет списываться автоматически в нужную дату, и вам не придется запоминать самому или ставить напоминания об оплате.

Источник: https://delo.modulbank.ru/all/corporate-cash

Выдача денег под отчет сотрудникам организации: пошаговая инструкция

Деньги выданы под отчет на карту

Всем здравствуйте.

Сколько раз мне задавали вопрос о том, как происходит выдача денег под отчёт сотрудникам организации не сосчитать. В основном, конечно, от начинающих бухгалтеров, которым ещё предстоит многому научиться. Думаю, данная статья поможет им раз и навсегда получить достойный ответ. И так, начнём.

Алгоритм выдачи

Вообще, она производится в таких случаях как:

  • Осуществление покупки товарно-материальных нужд;
  • Различные расходы на командировки;
  • Оплата расчётов от имени организации.

Так что если вы попали под одну из этих ситуаций смело берите казённые деньги и продолжайте работать дальше.

Основным регулятором в подобных случаях является указ Банка России 2014 года под номером 3210-У. Это ваша правовая база в вопросах о выделении средств под отчёт, поэтому внимательно ознакомьтесь с ним, прежде чем совершать какие-либо действия.

Ну а раз уж от этого не уйти я советую вам придерживаться следующего алгоритма действий:

Первый шаг

Убедитесь что у сотрудника, которому необходимо перевести деньги под отчёт, нет задолженности по старым переводам. Если таковая есть, то выдавать средства нельзя.

Второй шаг

На этом этапе подчинённый обязан написать заявление о просьбе выдать средства. Как такового, стандарта или образцов заявлений на 2016 или уже наступивший 2017 год нет, поэтому его можно написать в свободной форме, главное, что бы в нём были прописаны:

  • Количество финансов;
  • Дата получения.

Начальник со своей стороны должен одобрить выдачу и расписаться. Без заявления ни о какой передачи средств в руки речи быть не может, если, конечно, для этого организация не завела специальную кредитную карту, что бы действовать через банк.

Третий шаг

Как только у вас появится заявление фирме необходимо оформить расходный кассовый ордер по форме КО-2 утверждённый ещё в далёком 1998 году Госкомстатом Российской Федерации.

Его оформление может заняться либо главный бухгалтер, либо обычный, да даже кассир, если в договоре по найму в его обязанности входит ведение бухгалтерского учёта.

Так же этим может заняться непосредственно начальник, если в организации совсем нет бухгалтеров и прочих ответственных за это дело людей. Затем ордер подписывается сотрудником, который его оформил.

Четвёртый шаг

После проверки ордера кассиром работник, получающий деньги обязан предоставить паспорт или иной документ, удостоверяющий его личность и наконец, получить наличные. Ордер же в свою очередь заверяются работником кассы и сотрудником, получившим деньги.

Пятый шаг

После выполнения этих пунктов, как правило, производится запись в кассовую книгу. Важно, что при этом проверяются на одинаковость данных в кассовой книге и других документах, затем документ подписывается. Вот и всё.

Авансовый отчёт

После получения средств сотрудник обязан произвести отчёт через авансовый расчёт. Его необходимо предоставить в течение трёх дней после:

  • Окончания срока выдачи;
  • Возврата из командировки;
  • Возврата на рабочее место (например, если этот срок выпал на момент болезни или иную ситуацию).

Само собой к отсчёту должны быть подготовлены документы подтверждающие затраты такие как товарные и кассовые чеки. Он предоставляется бухгалтеру организации, а при его отсутствии руководителю.

После этого лицо, получившее его, то есть руководитель, проверяет целесообразность трат, подсчитывает расходы и правильность оформления документа и утверждает его. А вот время, в течение которого все эти действия должны быть выполнены, регламентируется только руководителем организации. После этого производится списание выделенных средств.

Правда бывают случаи, когда было использовано неверное количество денег. Сейчас мы разберёмся и в этой ситуации.

Затрат оказалось меньше

В этом случае, дабы принять оставшуюся сумму главбух оформляет и ставит подпись на приходном кассовом ордере, где отразится и возвращённая сумма.

Затрат больше

Утвердив отчёт руководителем, сотруднику необходимо выдать перерасход согласно расходному ордеру. Его реквизиты можно найти в авансовом расчёте.

Деньги не вернулись

В такой совсем уж критической ситуации, когда авансовый расчёт не утверждён, или остаток не был возвращён сотрудником, поступают обычно следующим образом:

  • Во-первых, идёт списание денег с зарплаты работника. Тут важно получить его согласие на это в противном случае придётся добиваться средств через суд.
  • Спустя месяц после срока возврата финансов руководитель должен издать указ о взыскании суммы, с заработной платы указав при этом сроки. Это важно, иначе без них всё кончится тем же судом.
  • И, наконец, довести сотрудника до сведения.

И последнее о чём я бы хотел сказать. Общая сумма взыскания не должна превышать 20% от зарплаты. Либо удержание придётся выполнить в несколько подходов.

Заключение

Таким образом, мы разобрались в общих принципах выдачи денег, узнали и проанализировали каждый шаг выполнения алгоритма, а так же зацепили несколько необычных ситуаций. Надеюсь, статья оказалась для вас полезной и довольно информативной, так что в будущем у вас не возникнет каких-либо вопросов по этому поводу.

Всего доброго и до встречи.

Источник: https://regionfinans.ru/biznes/vydacha-deneg-pod-otchet.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.