+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год

Содержание

Как сделать номенклатуру дел отдела кадров?

Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год

Организация – механизм сложный. Для слаженной работы необходима не только отладка производственных или иных процессов, но и систематизация документооборота.

Последний и существует для того, чтобы не запутаться в делах и действиях. Для каждого подразделения, например, для отдела кадров, определена номенклатура дел, которые находятся в его ведении.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна организации номенклатура дел?

При ведении документооборота специалисты, в нашем случае отдела кадров, руководствуются следующими законодательными нормами:

  • Приказом Главархива No 33 (23 мая 1988г.), изданного еще в СССР. Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами.
  • Решением Росархива (06 февраля 2002г.).
  • Правилами делопроизводства (Постановление правительства « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» No 477 2009г. 15 июня).

Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д.

Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье.

Нужные документы содержатся в отделе. Остальные материалы отправляют в архив. Номенклатура позволяет упорядочить дела, систематизировать их. Ее особенности:

  • Простота поиска.
  • Индексация хранящихся документов.
  • Установленный срок хранения материалов.
  • Учет документов, которые хранятся меньше 10 лет.
  • Учет и опись тех, которые хранятся свыше 10 лет.
  • Уничтожение документов, хранение которых прекращено, истек срок.
  • Составление актов на их уничтожение.

Ее виды

Материалы, а равно дела, участвующие в документообороте, имеют каждый свои наименования. Систематизированный перечень их называется номенклатурой. Она составляется по установленной форме.

Номенклатура бывает трех видов:

  • Типовая. Является обязательной для организаций одного типа. Утверждается законодательно или ведомством для подчиненных структур.
  • Примерная – рекомендация для определенных предприятий и организаций.
  • Индивидуальная. Она создается для конкретной организации, утверждается ею. Может содержать в себе два подвида: для подразделения и сводную, т. е. созданную на основе номенклатур всех подразделений.
  • Номенклатуры дел отделов

    Каждый отдел организации ведет свою номенклатуру дел. Дела у каждого подразделения разные, соответственно, и номенклатуры отличаются. Рассмотрим для примера образцы номенклатур нескольких отделов организации.

    Бухгалтерия

    В номенклатуру данного отдела входят все документы, связанные с бухгалтерской, налоговой отчетностью, включая страховые взносы. В нее входят внутренние бухгалтерские документы и исходящие, например, отчеты по налогам. Включают в перечень и входящие документы, оплаченные счета и тому подобное.

    Если на бухгалтерию возложены и функции отдела кадров, то в номенклатуру включают и кадровые документы.

    Юридический

    В перечень включены все юридические документы, связанные с деятельностью предприятия. В обязательном порядке содержатся федеральные законодательные акты, нормативные документы, постановления региональных органов, устав организации, журналы доверенностей, акты приема-передачи должности начальника подразделения.

    Основная особенность этой номенклатуры заключается в том, что на хранение она в ведомственные или государственные архивы не передается.

    Хранится она постоянно в организации до прекращения ее деятельности. Для включенных в перечень документов установлен срок хранения до 5 лет. При этом федеральные акты списываются по утрате ими силы, местные – через год, внутренние – с момента прекращения действия в течение пяти лет.

    Данное положение зависит от категории документов. Например, правовая переписка хранится 3 года, а договора с организациями – 5.

    Отдел кадров

    В номенклатуру кадровой службы включают документы и материалы, касающиеся персонала и сотрудников организации:

    1. Составленные кадровиком.
    2. Поступившие от руководства, смежных подразделений, персонала.
    3. Учетные документы персонала, формы, которые предусмотрены для работы с кадрами.

    Основной список документов включает в себя:

    • Должностные инструкции.
    • Положения о подразделениях и трудовом распорядке, а так же правила его.
    • Внутренние акты, касающиеся персонала, например, мотивации, материальной и моральной, защиты персональных данных.
    • Распоряжения, приказы по персоналу.
    • Договоры (трудовые), включая соглашения к ним.
    • Личные дела сотрудников. Списки, учетные карточки по Т-2 (форма учета).
    • Книги приказов по личному составу, журналы регистрации их, а так же договоров, учета командировок, трудовых книжек, отпусков и прочее.
    • Объяснительные, служебные и прочие записки, а так же докладные и другие материалы, которые служат основанием для издания распоряжений и приказов по персоналу.
    • Справки, служебная переписка.
    • Документы работников, например, копии дипломов или паспортов, другие материалы.
    • Входящие документы, к примеру, административные акты на работников организации.

    Перечень – не полный. Но основой для создания номенклатуры может послужить. В зависимости от специфики деятельности, организационной формы список может дополняться или изменяться. Например, если коллективный договор не принимался, личных дел не ведется, то эти документы в перечень можно не включать.

    Однако существуют общие правила, которые нужно соблюдать:

  • Трудовые договоры включаются в личные дела, либо их регистрируют отдельно. Во втором случае договоры выделяются в перечне отдельной группой, массивом. В первом – нет.
  • Соглашения к договорам отдельно не регистрируются.
  • Если работников много, то все договоры разбиваются по группам, томам, регистрируются по алфавиту.
  • Договоры с уволенными работниками перемещаются в папку с недействующими договорами. Речь идет о событиях, свершившихся в течение календарного года.
  • Форма Т-2 включается в перечень отдельно. Это основной документ кадрового учета.
  • Картотека формируется как по подразделениям, так и по алфавиту.
  • Распоряжения и приказы по кадрам хранятся раздельно. Разделяют их по сроку хранения.
  • Штатное расписание хранится и значится в отделе кадров копией, поскольку оно не самостоятельный документ, а приложение к приказу, определяющему основную деятельность.
  • Подлинник включается в сводную номенклатуру организации. Лучше всего выделить этот документ (копию штатного расписания) в отдельное дело. В него сюда будут подшиваться материалы, связанные с изменениями в штате.

    Основной же особенностью кадровой номенклатуры, как нам кажется, является срок хранения материалов и документов. Минимальный срок установлен для документов, ставших не нужными, истекла надобность в них. Он составляет не менее 1 года.

    Важные для организации и самого отдела документы хранятся до ликвидации организации.

    Это договор администрации и коллектива, положение об отделе кадров и ряд других. Максимальный срок хранения установлен – 75 лет. Он действует для документов по личному составу: трудовых договоров, карточек учета персонала, личных дел. После ликвидации, подлежащие длительному хранению материалы, передаются в ведомственные или государственные архивы.

    Как правильно составить?

    Перечень дел организация составляет индивидуально. Если при создании применяется типовая номенклатура, то из установленной формы название дел переносят в свой перечень.

    При формировании номенклатуры учитывается специфика организации, ее структура, деятельность. Если в организации есть структурные подразделения, то сначала создаются внутри отделов или подразделений свои перечни, затем они сводятся в единую номенклатуру всей организации.

    Для разработки можно привлечь, как стороннюю организацию, например, архив, так и поручить своим работниками или подразделению. Для этого руководство выпускается приказ о разработке номенклатуры предприятия, с назначением ответственных лиц.

    В перечень в обязательном порядке включают:

    • Устав организации.
    • Положения о структурных подразделениях. Если они есть.
    • Номенклатура дел подразделений.
    • Штатное расписание.
    • Нормативные акты, регулирующие деятельность организации.
    • Должностные инструкции.

    После проведенного анализа перечней дел прошлых лет в номенклатуру могут быть включены незавершенные дела, документы, находящиеся на хранении (если срок хранения свыше 10 лет, то обязательно).

    Первый раз номенклатуру разрабатывают сразу после создания организации. Затем каждый год ее уточняют. Если необходимо, то дополняют или реформируют, удаляя из нее устаревшие и утратившие силу или надобность дела.

    Правилами установлена форма номенклатуры. Составляется она в виде таблицы. Для сводной номенклатуры (основной) организации 7 приложение Правил работы архивов. Для подразделений — 8 приложение.

    Таблица представляет собой 5 колонок (граф):

    • Номер (индекс) дела.
    • Наименование его.
    • Количество папок (единиц хранения) в деле.
    • Срок хранения дела.

    Информация в этой графе может быть разной. Например, сообщение о том, что дело хранится в электронном виде или передано в вышестоящую организацию.

    Порядок составления и утверждения

    Первым делом проводится анализ всех документов, предыдущих перечней, возникших документов в процессе деятельности, Устава, коллективного договора, штатного расписания, нормативных актов и других значимых материалов.

    Если в организации есть подразделения, то сначала свои номенклатуры верстают они. Затем эти документы согласуются с экспертной комиссией (ЭК) или собственной архивной службой.

    После этого, создается сводная номенклатура. Она так же согласуется с ЭК и со специалистами архива.

    Согласованный перечень утверждается руководством и вводится в действие приказом.

    Нюансы номенклатуры отдела кадров узнайте из видео:

    Источник: http://bizakon.ru/kadry/nomenklatura-del-otdela.html

    Номенклатура дел отдела кадров с чего начать

    Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год

    – важнейший документ предприятия. Он содержит всю информацию о других документах и делах организации.

    Работники отдела кадров работают с номенклатурой каждый декабрь – сверяя и дополняя сведения.

    1. что включает в себя номенклатура дел отдела кадров.
    2. как происходит составление номенклатуры дел отдела кадров;
    3. как правильно заполнить все графы номенклатуры;

    Каждый год в службах делопроизводства организаций последний месяц посвящается составлению номенклатуры дел на следующий год.

    Составляем номенклатуру дел

    Статьей 4 Закона Республики Беларусь «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» от 25.11.

    2011 № 323-З установлено, что государственные органы, иные организации и ИП обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов Национального архивного фонда и передачу их в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы местных исполнительных и распорядительных органов.

    Поэтому если кто-то полагает, что накопившиеся в процессе деятельности предприятия документы являются не более чем его собственностью, которая бесполезно занимает место в офисе, и никому до условий их хранения дела нет, он глубоко заблуждается. Более того, важно знать, что ст. 23.37 Кодекса Республики Беларусь об административных правонарушениях предусмотрена ответственность за утрату или незаконное уничтожение индивидуальным предпринимателем или должностным лицом документов постоянного или долгосрочного хранения, а равно за причинение им непоправимых повреждений — наложение штрафа в размере от 10 до 30 базовых величин.

    Чем занимается отдел кадров на предприятии

    Статья раскроет основные моменты, связанные с работой отдела кадров в организации. Что входит в его обязанности, каковы особенности и выполняемые функции, какова структура – далее. Отдел кадров – обязательный структурный элемент на любом предприятии.

    В его обязанности входит множество функций.

    1. обеспечение условиями для качественной работы;
    2. направленность на выполнение требований законодательства труда;
    3. учет потребностей предприятия в сотрудниках;
    4. поиск сотрудников.

    Организация работы имеет 2 направления — тактическое и стратегическое.

    1. распределить между ними обязанности.
    2. выяснить количество сотрудников;

    Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

    В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

    Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию.

    Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

    Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

    В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему.

    Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

    Декабрь — Составляем номенклатуру дел учреждения

    В соответствии с п. 152–153 Инструкции по делопроизводству в учреждении образования ежегодно должна составляться сводная номенклатура дел.

    Сводная номенклатура дел составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

    На предстоящий делопроизводственный (календарный) год номенклатура дел составляется в IV квартале текущего года 1 . Кроме того, на нашем сайте (www.jurist.by) в разделе «Образцы и формы документов» будет размещен заполненный примерный образец номенклатуры дел учреждения общего среднего образования.

    Номенклатура дел разрабатывается на основании действующих нормативных правовых актов Республики Беларусь и методических документов Государственной архивной службы. Среди них основными являются: Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденная постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г.

    Номенклатура дел как один из элементов архивного хранения документов

    NEW! КВАЛИФИКАЦИЯ «ФИНАНСОВЫЙ ДИРЕКТОР»,»ФИНАНСОВЫЙ МЕНЕДЖЕР», «ФИНАНСОВЫЙ АНАЛИТИК»- СОГЛАСНО МЕЖДУНАРОДНЫМ ПРОФСТАНДАРТАМ. ПРЕЗЕНТАЦИЯ от EICPA. Реальная экономия и защита бизнеса: более 60 законных схем.

    Все изменения 2017-2019 г. в налоговом планировании и контроле (15-16 мая 2017 г. зачет ч Все семинары Картотека В деятельности любой организации образуется огромное количество документов – внутренние (локальные нормативные акты, приказы, распоряжения и пр.) и поступающие из других организации и учреждений (письма, распоряжения вышестоящих учреждений или министерства и пр.).

    Чтобы оперативно можно было найти тот или иной документ, проследить его исполнение, то есть для эффективной работы с документами их необходимо систематизировать и правильно хранить. В этом нам поможет номенклатура дел.

    Источник: http://pravo-38.ru/nomenklatura-del-otdela-kadrov-s-chego-nachat-76633/

    Таблица номенклатура кадровых дел

    Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год

    Этот документ вводит в действие основные правила документооборота, обеспечения управления документами. Решением Росархива (06 февраля 2002г.). Правилами делопроизводства (Постановление правительства

    « Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»

    No 477 2009г.

    15 июня). Номенклатура дел кадровой службы — справочник архивных дел работников и иных, связанных с кадрами, материалов: когда принят, когда уволен, зарплата, перемещение внутри организации и т.д. Кроме того, работником может быть затребована архивная справка во время работы и после увольнения, поэтому существует срок для хранения материалов или дел.

    Подробнее про номенклатуру дел организации читайте в нашей статье. Нужные документы содержатся в отделе.

    Остальные материалы отправляют в архив.

    Что такое номенклатура дел кадровой службы

    Номенклатура отдела кадров базируется на следующей законодательной и нормативно-методической базе: КоАП РФ (ст.

    Сроки хранения документов в 2019 году (таблица)

    Согласно Федеральному закону № 402-ФЗ документы бухгалтерского учета должны быть в полной сохранности в течение 5 лет. Что касается некоммерческих организаций, то для них Перечень типовых управленческих документов установил такой же срок хранения документации – 5 лет. Обратите внимание, Минфин уточнил сроки хранения первички для упрощенцев, подробности в статье .

    Программа ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик.

    Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

    Срок хранения документов по личному составу в 2017 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2016 №43-ФЗ.

    Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет.

    Номенклатура дел: сроки хранения документов и статьи

    Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2017 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

    Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию.

    Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.

    В связи с этим возникли разногласия.

    По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

    Сроки хранения кадровых документов в 2019 году

    Именно этот Закон устанавливает сроки хранения кадровых документов в организациях.

    данные по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии); 10.

    документы, подтверждающие вредные условия производства; 11. списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (ходатайства, справки, анкеты); 12.

    формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

    Оформление номенклатуры дел отдела кадров на 2019 год

    Квалифицированный кадровый служащий составляет номенклатуру дел.

    Такой подход, с одной стороны, характеризует сотрудника как профессионала, с другой — облегчает документооборот в компании, а значит, и работу этого сотрудника.

    В законодательстве дается следующее определение номенклатуры дел — это систематизированный перечень наименований дел, имеющий утвержденную форму.

    Кадровое делопроизводство 2019

    (если такие особенности на вашем предприятии существуют).

    Вторая категория — более многочисленная — включает: • документы по учету кадров (трудовые, гражданско-правовые договоры; приказы по личному составу; личные карточки работника); • документы по учету рабочего времени и расчетов (табели, расчетно-платежные ведомости); • личные документы сотрудников (трудовые книжки, документы личного дела). Обычно у новичков возникает вопрос: как нумеровать приказы?

    Хорошая новость: законодательных требований не установлено, положитесь на здравый смысл.

    Есть несколько вопросов-подсказок, ответив на которые, вы сможете создать собственную логику нумерации приказов: • Сколько в организации штатных сотрудников: 10, 50, больше пятидесяти? • Какова текучесть кадров? • Как часто приходится изменять условия труда (переводить сотрудников с должности на должность, привлекать к работе в выходные дни и т.п.)

    Номенклатура дел в отделе кадров: составляем, уточняем, утверждаем

    Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров).

    Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке.

    Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015.

    На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

    Номенклатура дел организации

    Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

    Источник: http://domprava76.ru/tablica-nomenklatura-kadrovyh-del-81741/

    Составление номенклатуры дел организации в 2017 году

    Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год

    Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

    Из данной статьи вы узнаете:

    • как составить номенклатуру дел организации;
      • номенклатуру дел коммерческой организации;
      • номенклатуру дел бюджетной организации;
    • образцы номенклатуры дел в 2017 году.

    Составление номенклатуры дел организации

    Наличие номенклатуры дел является обязательным для каждой организации. Более того, данная необходимость обусловлена большим практическим значением номенклатуры, которая помогает в определении сроков хранения документов, состава дела и т.д.

    Также с помощью номенклатуры становится возможным более систематизированное архивное хранение дел и дальнейшая работа с ними. Однако не все имеют представление, как составить номенклатуру дел организации (образец представлен ниже), и чем руководствоваться при ее оформлении.

    Давайте разберемся в данном вопросе.

    Скачать чистый бланк >>>

    Номенклатура дел образец

    Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

    Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения.

    С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел.

    Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.

    • Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных, которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.  
    • Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.  
    • Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.  
    • При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.  
    • Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.  
    • Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).  
    • Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

    Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

    Виды номенклатуры

    Также необходимо понимать, что номенклатура дел бывает трех видов:

    1. типовая;
    2. примерная;
    3. индивидуальная.
    4. сводная

    Типовая номенклатура

    Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

    Примерная номенклатура

    Имеет рекомендательный характер и необходима для определения примерного состава дел и их индексов в организациях, на которые она распространяется.

    Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

    Индивидуальная номенклатура

    Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур. При создании индивидуальной номенклатуры следует:

    • перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
    • перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

    Сводная номенклатура

    Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

    Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

    • руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
    • лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
    • экспертной комиссией организации;
    • руководителем организации.

    Состав документов

    Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

    • устав организации;
    • устав или положение о структурных подразделениях;
    • штатное расписание;
    • номенклатура дел за прошлый год;
    • описи дел постоянного и временного хранения (более 10 лет);
    • регистрационные формы;
    • типовые и ведомственные перечни с указанием сроков хранения документов;
    • типовые и примерные номенклатуры дел.

    Образец номенклатуры дел организации 2017

    Скачать чистый бланк >>>

    Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

    • Индекс дела.
    • Заголовок.
    • Количество единиц хранения.
    • Срок хранения (номер статей согласно перечню).
    • Примечание.

    Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

    На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

    Номенклатура дел коммерческой организации

    При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

    Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.

    Номенклатура дел бюджетной организации

    При составлении номенклатуры дел в бюджетной организации необходимо руководствоваться нормативными документами государственного или муниципального значения.

    Перед тем, как приступить к составлению, необходимо проверить наличие нормативных правовых документов, изданных на уровне публично-правового образования (республики, области, края).

    При отсутствии таковых следует руководствоваться Положением N 105 (в части, не противоречащей актам, изданным позднее), Правилами N 526.

    Также следует помнить, что номенклатура дел, составленная в бюджетном учреждении, подлежит обязательному согласованию с экспертной комиссией государственного (муниципального) архива, источником комплектования которого является данное бюджетное учреждение. Более того, номенклатура дел бюджетной организации подлежит обязательному согласованию с соответствующим архивным учреждением не реже, чем раз в 5 лет.

    Образцы номенклатуры дел в 2017 году

    Номенклатура дел организации образец

    Скачать чистый бланк >>>

    Скачать чистый бланк >>>

    Скачать чистый бланк >>>

    Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210877-qqq-17-m4-nomenklatura-del-organizatsii

    Номенклатура дел отдела кадров: правила формирования с образцом

    Номенклатура дел отдела кадров на 2017 год

    В небольших фирмах документооборот может быть настолько мал, что для его учета не нужны ни отдельный человек, ни регламентация. В крупных компаниях вести делопроизводство «на коленке» невозможно.

    Масса бумаг, касающихся различных аспектов деятельности, требует упорядочения и сортировки по сроку хранения. Документы по персоналу подлежат строгому учету и архивированию. Они могут понадобиться как в текущей работе, так и через несколько лет, для уточнения зафиксированных в них данных.

    Номенклатура дел отдела кадров систематизирует документацию по личному составу и значительно облегчает ее поиск.

    Зачем кадровикам номенклатура дел?

    В фирмах с численностью персонала в несколько человек, отсутствием текучки и минимальным количеством бумажной работы вести кадровые дела можно не разрабатывая сложную систему. Но по закону все бумаги, касающиеся сотрудников и содержащие персональные данные, должны храниться энное количество лет, а работодатель обязан создать для этого необходимые условия.

    Сведения о стаже работников, о размере заработка, об условиях труда, дающих право на льготы, – информация, носящая социально-правовой характер. За ее получением обращаются и действующие сотрудники, и бывшие, спустя много лет после увольнения.

    Текущие документы находятся непосредственно в отделе кадров, старые – остаются в компании до истечения «срока годности». При закрытии фирмы все они подлежат «переселению» в архив. В любом случае, группировка и хранение должны быть организованы так, чтобы нужные бумаги находились быстро и без проблем.

    Даже если документов минимум, при передаче архивариусу их все равно придется как-то упорядочивать. Целесообразно сделать это сразу. В организации нет номенклатуры – нужно ее создать и утвердить, независимо от объема кадрового документооборота.

    Порядок формирования номенклатуры дел

    Все кадровые документы фирмы можно рассортировать по группам: распоряжения по личному составу, трудовые соглашения, должностные инструкции и т.д. Эти группы называются первичными комплексами, или более привычно – делами.

    Чтобы правильно сформировать документы компании в папки, должен быть расписан порядок – какие бумаги в какую группу будут определяться.

    Для этого и существует номенклатура: в ней устанавливается полный перечень дел, их состав и время хранения.

    По правилам делопроизводства номенклатурная таблица на текущий год вводится с 1 января: номенклатура дел отдела кадров на 2016 г. должна быть составлена и утверждена в конце года предыдущего – в декабре 2015.

    Если организация только начала работу, сотрудникам, ответственным за документооборот, необходимо формировать дела пока без номенклатуры, но с прицелом на ее будущее создание. К концу первого года деятельности фирмы в каждом подразделении уже сложится своя практика учета и хранения документов. Ее можно взять за основу при подготовке номенклатуры.

    Перечень дел кадровой службы – часть номенклатуры всей организации. Сначала документы систематизируются по каждому подразделению, затем сводятся в единую таблицу.

    Форма составления номенклатуры дел кадровой службы

    Для номенклатуры дел предусмотрена специальная форма, приведенная в правилах работы архивов организаций (решение Росархива от 06.02.2002 года).

    Оформление документа включает:

    • полное и сокращенное наименование организации;
    • название «Номенклатура дел на ХХХХ год»;
    • дата составления;
    • утверждающая виза руководителя с датой;
    • в конце – фамилии и подписи составителя (делопроизводителя, архивариуса) и необходимые согласования.

    Содержательная часть представляет собой таблицу с 5 столбцами:

    № п/п Название
    1 Индекс делопроизводственный индекс, включающий код подразделения, в котором сформирована папка, и ее порядковый номер
    2 Заголовок заголовки разделов внутри дела располагаются в зависимости от важности входящих в них документов: организационно-распорядительные, планово-отчетные, прочие, в порядке уменьшения сроков хранения
    3 Количество единиц хранения указывается число папок, томов в ней; заполняется по окончании года, когда все дела сформированы и их объем точно известен.
    4 Срок хранения с номерами статей регламентирующего перечня Период обязательного хранения дела проставляется в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Минкультом, со ссылкой на номер статьи
    5 Примечание ставятся необходимые отметки: об уничтожении дел, передаче в архив и т.д.

    кадровой номенклатуры дел

    В номенклатуру дел службы персонала включаются документы:

    • формируемые кадровиками;
    • поступающие к ним из других подразделений, от руководителей, от сотрудников фирмы;
    • учетные формы, предусмотренные для ведения кадрового делопроизводства (регистрационные журналы, базы данных, картотеки).

    В типовой список документации, ведущейся в отделах персонала, входят:

    1. Нормативные акты организации, касающиеся работников: правила трудового распорядка, должностные инструкции, положения о системе материальной мотивации, о защите личных данных и т.д.
    2. Распорядительные акты по личному составу.
    3. Договорная документация: трудовые договоры, допсоглашения к ним.
    4. Учетные формы: личные карточки Т-2, списки работников и их личные дела, журналы регистрации приказов, трудовых договоров, трудовых книжек, книги учета командировок, отпусков и прочие.
    5. Документы информационно-справочного характера: заявления, служебные записки, объяснительные, докладные, на основании которых издаются приказы. Сюда же – справки, переписка.
    6. Личные документы персонала: копии паспортов, дипломов и др.
    7. Документы коллегиальных органов: акты дисциплинарных проступках, протоколы аттестационных комиссий и т.д.

    Данный перечень приблизителен и дает ориентир, какие комплексы документов имеют хождение в делопроизводстве службы персонала. Он может использоваться как образец номенклатуры дел отдела кадров.

    Утвержденная на текущий год таблица не является окончательной. Если по ходу деятельности в кадровой службе появляются непредусмотренные документы, перечень дел можно дополнить и внести новую запись. Для таких случаев при составлении номенклатуры в каждом из разделов оставляются резервные номера.

    Сроки хранения кадровых документов

    Одна из целей формирования номенклатуры дел – обеспечение хранения документов в соответствии с предусмотренными сроками. В одно дело помещают документы с одинаковым сроком, а при необходимости совместить «разновозрастные» бумаги, период хранения присваивается максимальный из имеющихся в массиве.

    «Настольная книга» для сотрудника, занимающегося номенклатурой, – утвержденный Минкультом Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Приказ №558 от 28.08.2010 г.). Именно он регламентирует, сколько времени нужно хранить тот или документ.

    Для кадрового делопроизводства устанавливаются следующие сроки хранения:

    Группа документов

    Перечень документов в массиве Срок, лет Статья Перечня
    Нормативно-правовые акты положение о кадровой службе, копии приказов Постоянно, ДМН Ст. 1б, 19А
    Приказы по личному составу прием, увольнение, переводы, поощрения, изменение персональных данных сотрудников, установление оклада и надбавок к нему, заграничные и длительные внутрироссийские командировки, отпуска за свой счет, по уходу за ребенком, оплачиваемая практика студентов 75 ЭПК Ст.19б
    очередные отпуска, учебные отпуска, краткосрочные командировки, взыскания, дежурства 5 Ст. 19б прим.
    Договорные документы трудовые договоры, дополнительные соглашения к ТД 75 ЭПК Ст. 657
    трудовые договоры и допсоглашения по уволенным сотрудникам 75 ЭПК Ст. 657
    Учетные формы личные дела 75 ЭПК Ст. 656б
    личные карточки, личные карточки уволенных сотрудников 75 ЭПК Ст. 658
    книга учета ТД 75 Ст. 358д
    книга учета трудовых книжек 75 Ст. 695в
    табели рабочего времени 5 Ст. 586
    графики дежурств, отпусков 1 Ст. 693
    отчеты и прочие документы по командировкам 5 ЭПК Ст. 669
    Документы – основания приказов заявления, объяснительные, докладные, служебные записки 5 Ст. 649
    Коллегиальные решения аттестационные протоколы 15 ЭПК Ст. 359
    Информационно-справочные документы анкеты, резюме кадрового резерва 5 ЭПК Ст. 652

    Приставка «ЭПК» означает, что указанный срок не является окончательным, и может быть продлен решением экспертно-проверочной комиссии – по документам, имеющим особую ценность. Пометка «ДМН» используется для папок с документами, имеющими практическое применение. Они находятся в отделе персонала до минования надобности, но не менее 1 года.

    Срок хранения нормативных актов определяется исходя из их важности для кадровиков. Например, Положение об отделе персонала, как основной документ, регламентирующий работу подразделения, коллективный договор между работодателем и трудовым коллективом подлежат бессрочному хранению, до момента ликвидации организации. В номенклатуре ставится пометка «постоянно».

    Приказы по основной деятельности фирмы, присланные кадровикам для сведения и применения в работе, формируются в отдельное дело как «Копии» с пометкой ДМН, поскольку их основной учет и постоянное хранение ведется службой делопроизводства предприятия.

    Особенности работы с номенклатурой дел в кадровом делопроизводстве

    Каждая организация ведет кадровый учет исходя из практики, сложившейся за время ее деятельности. Соответственно, и номенклатура дел – документ адаптивный. Если на предприятии не действует коллективный договор, не формируются личные дела работников, то включать их в перечень дел не нужно.

    Однако есть общие правила, обязательные для всех кадровых служб:

    1. Трудовые договоры могут регистрироваться как отдельно, так и в составе личных дел. В первом случае ТД и соглашения к ним выделяются в номенклатуре дел в отдельный массив. Во втором – заголовок «трудовые договоры» в таблице отсутствует и включается в комплекс «личные дела».
    2. Дополнительные соглашения являются неотъемлемой частью ТД и отдельно не учитываются.
    3. На крупных предприятиях папки с трудовыми договорами целесообразно разбить на несколько томов: распределить по фамилиям сотрудников в алфавитном порядке.
    4. Договоры уволенных в текущем году работников изымаются из дела и помещаются в папки с недействующими ТД за календарный год. Состав томов этого дела также по необходимости можно расширять.
    5. Личные карточки являются строго самостоятельным массивом. Унифицированная форма Т-2 не включается ни в личные дела, ни в другие первичные комплексы, поскольку это – основной учетный документ в кадрах.
    6. Картотека может формироваться в алфавитном порядке по всей организации либо разбиваться по подразделениям.
    7. Закрытые в текущем году карточки перемещаются в дело «Личные карточки уволенных сотрудников».
    8. Все распоряжения по личному составу не могут находиться в одном деле. Разделение на папки по сроку хранения 75 и 5 лет – обязательно. Если в организации все приказы ошибочно объединены, при архивации их необходимо рассортировать.
    9. Штатное расписание – одна из основ кадровой работы, но в номенклатуре дел отдела персонала он значится как «копия». «Штатка», оформленная на бланке Т-3, – не самостоятельная единица, а приложение к приказу по основной деятельности. Ее подлинник учитывается в сводной номенклатуре дел. Кадровики могут поместить документ в папку с копиями распорядительно-нормативных актов, но удобнее выделить его в отдельный комплекс. Туда же включаются изменения в штате.

    Проект компании «МедиаКит»

    Источник: https://dezhur.com/db/buhgalteriya/nomenklatura-del-otdela-kadrov-pravila-formirovaniya-s-obrazcom.html

    Поделиться:
    Нет комментариев

      Добавить комментарий

      Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.