+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Содержание

Как заполнять журнал учета трудовых договоров?

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.

Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.

Обязательно ли его вести?

Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:

  • это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
  • книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
  • с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.

Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.

Что говорит закон?

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.

Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:

Перечень типовых управленческих архивных документов

К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.

Мнение кадровиков

Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.

С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.

К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.

Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.

Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.

Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.

Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.

Следует указать:

  • порядковый номер;
  • ФИО;
  • должность ответственного лица;
  • причину, по которой лицо ведет журнал;
  • его личную подпись.

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.

Заполняют их следующим образом:

  • 1 графа – номер регистрации трудового договора;
  • 2 графа – дата заключения соглашения;
  • 3 графа – номер самого трудового договора;
  • 4 графа – ФИО сотрудника;
  • 5 графа – должность или специальность;
  • 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
  • 7 графа – срок действия трудового соглашения;
  • 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
  • 9 графа – дополнительные соглашения;
  • 10 графа – примечания.

В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.

Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.

Бумажный вариант

Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.

Основное преимущество — удобство хранения.

Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.

Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.

Электронная версия

Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.

Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.

Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:

  • конфиденциальность;
  • контроль хранения документов;
  • быстрое формирование копий справок и приказов;
  • быстрый поиск необходимых документов.

Особенности ведения книги

Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:

  • регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
  • если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
  • книга регистрации должна храниться 75 лет;
  • когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
  • в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
  • подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.

Кто ведет?

Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.

Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.

Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.

Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.

При этом приказ должен определять:

  • порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
  • лицо, несущее ответственность за его ведение;
  • форму журнала регистрации трудовых договоров.

Пример заполнения

Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:

Образец журнала регистрации трудовых договоров

Бланк документа можно скачать тут:

Электронная версия журнала регистрации

Нумерация контрактов

Форма номера может быть произвольной.

Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.

К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.

Внесение изменений

Вносить изменения в документ нельзя, вне  зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).

Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.

Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.

Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.

Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:

  • отстранение от должности;
  • изменения условий работы;
  • перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.

Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.

Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.

Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.

Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.

К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Источник: http://kadriruem.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov/

Журнал регистрации трудовых договоров — образец

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)
» Персонал » Правовые вопросы » Как правильно вести журнал регистрации трудовых договоров

На каждом уважающем себя предприятии имеется журнал регистрации трудовых договоров, образец которого приведен ниже. Для чего нужна такая форма контроля документации, и как с ней работать – вот те вопросы, которые подлежат рассмотрению в этой статье.

Книга учета трудовых договоров

Российское законодательство не включило в обязанности работодателя оформление и ведение журнала учета трудовых договоров. Дело это – добровольное, и не подлежит контролю со стороны проверяющих органов. Но, как показала практика, для более систематизированного документооборота наличие книги учета данных документов просто необходимо.

Оформление и ведение журнала по учету заключенных трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним увеличивает объем работы кадрового специалиста. Но преимуществ наличия книги регистрации трудовых договоров в документообороте предприятия намного больше, чем неудобств:

  • Как уже отмечалось ранее, журнал учета помогает привести в порядок и систематизировать заключенные с работниками трудовые договора. А, как известно, порядок в документах – это и порядок в делах;
  • Значительно облегчается поиск нужной информации, относящейся к договорам. При наличии данной системы регистрации не приходится перерывать горы документов для добывания необходимых сведений;
  • Выдача справок уволившимся наемным работникам, составление ответов на различного вида запросы о периодах и характере работы сотрудников – вот неполный список тех действий кадровика, где журнал учета будет являться неоценимым помощником;
  • Ведение данной системы регистрации может помочь в случае судебного спора между наемным работником и работодателем, а также решении конфликта в досудебном порядке.

Правила ведения журнала регистрации трудовых договоров

Как уже было отмечено, ведение регистрирующего трудовые договора документа не является обязательным. Но, если работодатель возложил на отдел кадров данную функцию, то необходимо соблюдать некоторые правила:

  • Журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним ведется в бумажном виде. Не возбраняется создавать дубликат данного документа в электронной версии (как правило, в программе Excel);
  • Рукописный вариант может быть создан на основе любого бумажного носителя удобного размера с твердой обложкой, необходимым качеством и количеством листов. Также данный документ можно приобрести уже в готовом виде — некоторые организации специализируются на разработке и распространении бланков документов для кадровиков;
  • Обязательное условие при оформлении данного документа – опломбирование. Все листы нумеруются, прошиваются и фиксируются пломбой. Проведение данных действий фиксируется на вклейке и заверяется печатью организации. Данное мероприятие оградит документ от несанкционированного вмешательства кого-либо во внесенную информацию;
  • Титульный лист заполняется особым образом. На нем необходимо отразить полное наименование организации, название документа и информацию о дате заведения журнала и его окончании;
  • На следующей странице отдельной графой выделяются сведения о специалисте, отвечающем за систему регистрации. Необходимо указать его фамилию, имя, отчество, должность, основания возникновения данных обязательств (приказ, распоряжение и т.п.). Так как ответственный за данную регистрационную систему специалист может меняться, то целесообразно вносимые сведения оформить в виде таблицы;
  • При совершении ошибок неверную информацию аккуратно зачеркивают, помечая «ошибочно», затем пишут правильные данные с пометкой «исправленному верить» и подписью. Пользоваться корректором или заштриховывать неправильные данные нельзя!

Журнал регистрации трудовых договоров образец

Журнал регистрации трудовых договоров — бланк

В связи с тем, что нет обязательств по ведению учета трудовых договоров, закон не предоставил и структуру внесения записей в журналы учета. Каждый работодатель сам выбирает удобную для него форму отражения информации. Но в целом графы одинаковые. Внесенная информация отражает:

  • порядковый номер записи;
  • дату подписанного документа;
  • присвоенный номер договора;
  • структурное подразделение работника;
  • срок действия трудового договора;
  • характер трудоустройства (временный или основной);
  • сведения о дополнительных соглашениях;
  • примечания.

Данная система внесения записей является удобной. Она проверена в работе и вызвала положительные отклики специалистов.

В связи с тем, что наше законодательство идет вперед семимильными шагами, система учета трудовых договоров, скорее всего, будет введена уже на обязательной основе. Тем организациям, где журналы регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним уже ведутся, данное нововведение не доставит дополнительных проблем.

Поделитесь своим комментарием

Источник: https://ktovdele.ru/kniga-ucheta-trudovyih-dogovorov.html

Журнал регистрации (книга учета) трудовых договоров и дополнительных соглашений в 2019 году – форма, образец, скачать

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Лайк   0   1976

На каждом предприятии документация, которая касается деятельности компании, регистрируется и учитывается в специальной тетради. Журнал должен отражать все данные, которые имеют отношение к созданию, оформлению и времени действия любых договоров и соглашений. Его регулярно проверяет Налоговая служба.

Учет касается трудовых договоров, приказов и дополнительных соглашений. Законом установлен процесс заполнения журнала. Ведение тетради не является прямой обязанностью начальника, но значительно упрощает работу кадровой службы во время поиска документации.

Что это такое

Журналом регистрации трудовых договоров называется специальная тетрадь в бумажной или электронной форме, которая используется для учета бумаг, заключенных сотрудниками организации. ГОСТом Р 51141-98 установлено, что регистрация проводится по специальным правилам. Требуется зафиксировать дату создания, отправления и получения бумаги.

Регистрацией называется письменное подтверждение факта создания, отправки или оформления документа в определенную дату. Реквизиты бумаги вносятся в форму в установленном законом порядке.

Если нарушить процесс регистрации, запись не будет иметь юридическую силу, так как данные будут считаться поддельными. Если у документа нет номера и записи, его на предприятии не существует. В 2019 году организациям доступны электронная и бумажная версии журналов.

Чтобы определиться с видом, требуется учесть цели использования:

  • если он требуется только для проверки информации, то электронная версия удобнее. Она подходит для ведения архива организации и быстрого поиска сведений по ключевым словам;
  • если кроме информационного использования документ требуется для подтверждения получения сотрудниками официальных бумаг, то традиционный журнал будет лучше. В него можно добавить графу для проставления работниками подписей и дат. В бумажный журнал можно добавить строки для подтверждения дополнительных соглашений и документов.

Когда требуется и обязательно ли

Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений позволяет подтверждать существование договоров и соглашений в случае судебных споров или внутренних проверок. Например, можно проверить порядок учета документации в архиве и вовремя найти несоответствия.

Журнал удобно использовать для оформления справок, для этого достаточно найти по дате необходимые реквизиты документа.

Его часто применяют при составлении статистики и проверки внутренних процессов. Несмотря на множество положительных сторон, организации не обязаны вести журнал.

Разрешено разработать собственную форму документа, обязанности по оформлению лежат на специалисте кадровой службы. Он должен отчитываться перед начальником и получить его подпись.

Журнал заменяется ежегодно у активных компаний. Если документов оформлено немного, разрешено переоформлять документ раз в несколько лет.

Приказом Минкультуры РФ №558 установлено, что старые журналы требуется хранить в архиве предприятия и предоставлять сотрудникам налоговой по их требованию.

Правилами установлено, что менеджер по персоналу или кадровик обязан заниматься ведением и заполнением журнала. На него ложится ответственность за внесение правильных данных и предоставление документа в случае проверки.

Также он несет ответственность за оригиналы трудовых договоров, записи о которых сделаны в журнале. Документ оформляется после получения приказа от руководителя.

В приказе требуется указать:

  • сотрудник, который ответственен за журнал;
  • способ заполнения журнала, выбранный вариант;
  • форму регистрации внутренней документации.

документа

Основой для ведения журнала становится бланк. Он оформляется согласно правилам делопроизводства в России. Предприниматели, которые уже выпускали документы, могут оформить журнал по той же схеме.

Главными требованиями являются:

  • жесткая, долговечная обложка любого цвета;
  • использование офисной бумаги с плотностью от 60 граммов на квадратный метр;
  • на главном листе проставляется название организации полностью. Прописываются даты действия документа;
  • все страницы нумеруются;
  • первая оставляется пустой или используется в качестве образца для заполнения;
  • на второй странице проставляются данные специалиста, который отвечает за ведение журнала. Указываются номер, должность, период, основания для назначения (например, приказ руководителя). Сотрудник заверяет документ подписью;
  • каждый разворот остается для данных. Требуется указать номер по порядку, номер трудового договора или дополнительного соглашения, дату, должность и личные данные сотрудника. В конце прописывается структурное подразделение, время действия документа и характер проделанной работы;
  • в конце журнала указывается дата закрытия документа. Его требуется прошить, опечатать и сдать в архив. Числа указываются полностью, например, номера дополнительных соглашений и контрактов, которые находятся в документе. Последним вписывается число страниц, должность сотрудника, ответственного за журнал.

Форма бланка

При оформлении журнала у сотрудников возникают трудности с нумерацией и порядком заполнений граф.

Рекомендуется скачать бланк заранее, чтобы не ошибиться в заполнении.

При оформлении рекомендуется учесть несколько нюансов:

  • в первой графе, которая называется «Пункт по порядку», вписывается номер и указывается время регистрации. Номер документа вписывать не требуется, этому отведено отдельное место;
  • в 3 графе только один столбик, в него вписываются реквизиты документа. Если необходимо вписать дополнительное соглашение, его номер проставляется в 10 графе.

Работодатель имеет право немного изменить форму журнала, чтобы быстрее находить основные и дополнительные документы. Строгой формы законом не установлено, поэтому многие организации разделяют третью графу на 2 маленькие, куда вписывают отдельно главные и второстепенные бумаги.

Это помогает сотруднику кадровой службы держать информацию в одном месте, чтобы в будущем не искать дополнительные соглашения по всему журналу. Главное, чтобы работодатель не удалял обязательные графы.

Как правильно заполнять журнал и его образец

Журналом можно сделать обычную тетрадь с жесткой обложкой, которую от руки разлиновывают на столбцы.

Образец заполнения можно:

На основном листе проставляется дата, когда тетрадь была заведена.

Формат можно изменять как угодно, главное, чтобы остались следующие данные:

  • порядковый номер;
  • ФИО полностью;
  • должность;
  • время действия документа;
  • приказ или уведомление о выпуске журнала;
  • подпись ответственного сотрудника.

Основные ошибки

Если сотрудник или работодатель допустили ошибки в журнале, то его придется закрыть и заводить новую тетрадку. Самой популярной ошибкой является заполнение в первой графе номеров документов, вместо внесения порядкового номера страницы. Это является проблемой при добавлении дополнительных соглашений. В это время большинство сотрудников обнаруживают ошибку.

В конце журнала ставится запись о том, что его необходимо закрыть на основании ошибочного оформления. Затем работник получает от работодателя приказ об издании нового журнала.

Разрешено переписать данные из старой тетради в новую без ошибок. Законодательством не установлено административных штрафов или наказаний за ошибки в журнале, если их обнаружил сотрудник.

Срок хранения

Чтобы правильно хранить бумажные тетради, их требуется нумеровать и прошивать. Это позволит сохранить все листы в журнале. Новые листы также подшиваются и нумеруются по порядку.

ТВсе дополнительные сведения из журнала считаются конфиденциальной информацией, поэтому работодатель обязан учесть правила хранения. Федеральным законом №125 установлен срок хранения 75 лет.

Законодательством запрещено изменять журнал, не зависимо от его форму (бумажная или электронная). Если кадровик или другой сотрудник неправильно заполняет информацию, документ закрывается.

На последней странице ответственный работник указывает причину закрытия документа. О проблеме докладывается руководителю предприятия. Он издает приказ об открытии нового журнала и передает кадровику тетрадку, если выбран традиционный вариант.

Можно внести дополнительные сведения, например:

  • изменения условий трудоустройства;
  • увольнение;
  • перевод человека в другой отдел или на другую должность.

Чтобы оформить дополнительные указания, можно на каждого сотрудника завести отдельную страницу в журнале, где будут стоять реквизиты соглашений.

В электронном виде

Электронный журнал появился несколько лет назад, но уже считается самым удобным способом ведения документа. Однако у него есть свои недостатки, поэтому многие сотрудники предпочитают вести 2 версии: бумажную как основную и электронную в качестве второстепенной.

Чаще всего онлайн версию ведут в MS Excel, который добавляет несколько удобств:

  • контроль документов;
  • конфиденциальность;
  • срочный поиск и формирование копий документов и справок;
  • быстрое распечатывание прошлой документации.

Правильное заполнение журнала помогает улучшить функционирование предприятия. Он является подтверждением всех документов. Журнал разрешено составить в произвольной форме, а затем хранить в архиве.

по теме:

Внимание!

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

Источник: https://juristampro.ru/zhurnal-registracii-trudovyh-dogovorov-i-dopolnitelnyh-soglashenij/

Журнал регистрации трудовых договоров: образец

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Работодатели не обязаны вести журнал регистрации трудовых договоров, образец которого не регламентирован законодательно. Форма документа разрабатывается предприятием самостоятельно.

Цель применения этого бланка – систематизация данных о заключенных договорах с наемным персоналом.

Благодаря журналу можно оперативно отслеживать сроки окончания действия срочного типа соглашения для предотвращения перехода его в категорию бессрочных.

Общие правила оформления журнала

Задачи, которые призван решать журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений:

  • удовлетворение информационных запросов пользователей системы документооборота;
  • создание полноценного юридически действительного документа, подтверждающего факт получения работником его экземпляра соглашения.

Если спектр задач ограничивается первым пунктом, то можно организовать ведение бланка только в электронном виде. Во втором случае журнал регистрации трудовых договоров должен иметь бумажный формат.

Такая фиксация факта получения работником его экземпляра соглашения о сотрудничестве с предприятием предусмотрена наравне с другими способами ч. 1 ст. 67 ТК РФ.

Альтернативный вариант – проставление физическим лицом собственноручной подписи на:

  • экземпляре договора работодателя;
  • заверение подписью фразы в самом договоре, уточняющей, что работник получил документ на руки с указанием даты этого действия.

Документ может состоять из большого табличного блока. В нем рекомендуется предусмотреть ячейки для указания порядкового номера каждой записи, прописания ФИО должностного лица, с которым оформлено соглашение.

Рядом с идентифицирующими личность сотрудника данными заполняется графа с наименованием занимаемой штатной должности.

Завершающими элементами книги являются обоснование необходимости документа и подпись ответственных лиц за его ведение.

В структуре бланка можно предусмотреть графы для описания характера работы, обозначения структурного подразделения и срока актуальности трудового соглашения. Для особых пометок можно оставить пустым последний столбец. Его переименовывают в «Примечания».

Особенности бумажного формата документа

Если ведется журнал учета трудовых договоров (образец скачать можно ниже) на бумажных носителях, то должен соблюдаться такой механизм действий:

  1. Создание макета обложки с указанием сведений о наименовании книги учета, названии предприятия и его структурного отдела. На титульном листе надо указать дату, которой была сделана первая запись в книге. После закрытия документа проставляется дата завершающей записи. Журнал учета трудовых договоров должен содержать информацию о назначенном ответственном за его оформление лице.
  2. Заполнение внутренних страниц и граф. Внесение данных должно осуществляться в строгом соответствии наименованию должностей по штату. ФИО показываются без сокращений.

В строки заносятся сведения и реквизиты каждого нового заключенного трудового соглашения. В конце оставляется ячейка для подписей лиц, получающих второй экземпляр договора на руки.

Страницы книги рекомендуется пронумеровать, чтобы предотвратить случаи умышленной порчи документа или информационного воровства.

Все листы книги регистрации должны быть прошиты одной нитью, конец которой зафиксирован самодельной защитной пломбы (нити в конце журнала связываются и проклеиваются листом бумаги, который заверяется печатью компании).

Электронный формат заполнения

Если руководство предприятия решило, что журнал регистрации трудовых договоров (бланк которого утвержден учетной политикой) будет вестись в электронном виде, то графа для проставления сотрудниками подписей не вводится. Документ будет выполнять исключительно информационную роль. Нюансы возникают при определении минимального срока хранения форм, касающихся учета личного состава.

В Приказе Минкультуры от 31.03.2015 г. под № 526 значится, что формат ведения документа не является основанием для изменения периода сохранности бланков. Журнал учета трудовых договоров и нормативные акты обязывают работодателя хранить бланк до 75 лет в архиве. Этот срок распространяется на всю кадровую документацию, включая книги учета, заполняемые в электронном виде.

Скачать бланк журнала учета трудовых договоров

Скачать заполненный образец журнала учета трудовых договоров

, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Источник: https://blogkadrovika.ru/zhurnal-registracii-trudovyx-dogovorov/

Журналы регистрации трудовых договоров: образец заполнения

Журнал регистрации трудовых договоров (образец)

Согласно правилам делопроизводства, каждые акты и бланки, использующиеся во внутреннем документообороте компании, должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Должностному лицу, заполняющему журнал регистрации, необходимо указать как дату создания документа, так и день его введения в документооборот.

Данное правило действует и в отношении трудовых соглашений, заключенных между нанимателем и сотрудником компании, поскольку учет подобной документации является первостепенной задачей делопроизводства. В данной статье мы предлагаем поговорить о том, как заполнять журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений.

На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета

Зачем нужен журнал регистрации трудовых договоров

Перед тем как рассматривать предназначение регистрационного журнала следует отметить, что в действующем законодательстве отсутствует регламент, обязывающий предпринимателей создавать подобные реестры.

Однако на практике, этот документ довольно часто применяется не только государственными учреждениями, но и частными компаниями. Использование подобных реестров более целесообразно в крупных организациях, с больших штатом сотрудников.

Как правило, в таких компаниях наблюдается высокий уровень текучки кадров, что значительно увеличивает объем внутренних документов.

Журнал учета трудовых договоров входит в группу управленческих документов. С помощью данного реестра осуществляется контроль над локальными актами. Создание данных книг позволяет работникам кадрового отдела в течение короткого отрезка времени получить информацию о необходимых документах.

Согласно установленным правилам, рассматриваемый реестр должен содержать:

  1. Сведения о хранящихся в архиве компании документах. Важно обратить внимание как на действующие договоры, так и на соглашения с истекшим сроком действия.
  2. Информацию о средней продолжительности действия договоров на территории компании. Эти сведения используются при составлении статистики и анализе результативности хозяйственной деятельности.

Нужно обратить внимание на тот факт, что в каждой организации может использоваться несколько книг учета. Как правило, делопроизводители заводят отдельную книгу под каждый тип документов.

Также следует отметить, что несмотря на отсутствие правил, обязывающих предпринимателей использовать подобную документацию, многие контролирующие органы начинают свою проверку именно с изучения регистрационных журналов.

Довольно часто, информация, фиксирующаяся в регистрационных книгах, используется для составления справок о занятости работников. В графе с примечаниями можно внести отметку о видах работ, выполняемых конкретным сотрудником.

Как правило, опытные сотрудники кадрового отдела при создании подобных реестров предварительно прошивают и опломбировывают документ.

Составленный журнал должен быть заверен подписью руководителя компании и фирменной печатью.

Ведение рассматриваемых документов позволяет значительно упростить процедуру взаимодействия с контролирующими органами.

Регистрационные книги являются официальным свидетельством наличия либо отсутствия договоров, заключенных между работодателем и сотрудниками компании.

Данные документы являются основой трудовой деятельности, что обязует ответственных лиц подходить с должным вниманием к вопросу систематизации данных.

Как показывает практика, на крупных предприятиях ведется около десятка подобных реестров.

Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер

Правила заполнения и оформления

На сегодняшний день существует две разновидности рассматриваемых документов: бумажные книги и электронные версии журналов. По мнению экспертов, «физические» версии документов имеют значительно больше достоинств в сравнении с электронным вариантом.

Главным достоинством бумажных журналов является удобство хранения. При составлении бумажного журнала, следует придерживаться правил, установленных контролирующими органами в отношении подобной документации. Все регистрационные книги должны быть прошиты согласно ГОСТ и пронумерованы.

Каждый документ должен содержать в себе подпись генерального директора компании.

Наличие подписей должностных лиц, которые взаимодействуют с регистрационным журналом, также является одним из главных требований трудовой инспекции.

Электронный вид документооборота обладает как достоинствами, так и недостатками. Главным достоинством электронных документов является удобство составления и внесения корректив.

Среди недостатков этого метода составления отчетности следует выделить отсутствие возможности заверить документ личной подписью.

Этот фактор является причиной того, что сотрудниками кадровой службы составляется несколько копий регистрационной книги.

В большинстве компаний, для составления рассматриваемого документа, используется программа MS Excel.

Использование этого компьютерного приложения позволяет обеспечить не только надлежащий контроль над хранением документации, но и быстро найти необходимые документы.

Главным достоинством этой программы является полная конфиденциальность введенной информации и возможность быстрой подготовки копий необходимых бланков.

Что следует фиксировать в журнале

Давайте рассмотрим вопрос о том, как заполняется книга регистрации. Отсутствие правил в отношении процесса формирования подобной документации позволяет использовать в качестве регистрационного журнала обычную тетрадь. По словам специалистов, лучше всего использовать тетради с обложкой из твердого картона, что позволяет значительно увеличить срок её хранения.

При заполнении титульного листа необходимо указать название компании, наименование документа и дату введения во внутренний документооборот. Все страницы журнала должны быть пронумерованы и прошиты. На первом листе следует зафиксировать правила внесения новых записей.

На втором листе указываются сведения о лицах, несущих ответственность за ведение журнала. Здесь нужно указать фамилию, имя, отчество и должность работника ответственного за заполнение журнала. Также следует указать основание для создания регистрационного журнала.

Работник, которому поручено ведение документа, должен заверить регистрационную книгу своей личной подписью.

Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь

По мнению кадровых работников, более целесообразно использовать таблицу для внесения необходимых сведений.

Стандартная таблица должна содержать в себе десять столбцов. В некоторых случаях допускается увеличение или уменьшение данного значения.

Давайте рассмотрим, какая информация должна содержаться в столбцах:

  • 1-й столбец – регистрационный номер акта.
  • 2-й столбец – дата составления договора.
  • 3-й столбец – порядковый номер соглашения.
  • 4-й столбец – фамилия, имя и отчество нового работника.
  • 5-й столбец – информация о специальности либо о должности принятого труженика.
  • 6-й столбец – информация о структурном подразделении либо об отделе, куда принят новый работник.
  • 7-й столбец – продолжительность действия рассматриваемого документа.
  • 8-й столбец – вид трудового соглашения.
  • 9-й столбец – информация о дополнительных соглашениях.
  • 10-й столбец – примечание.

Допускается создание дополнительных столбцов, для подписи сотрудника компании и ответственного лица. Наличие данной подписи является официальным свидетельством факта о том, что труженик получил копию трудового соглашения.

Нужно отметить, что существует ряд правил, которые следует учитывать при составлении данной документации. При большом объеме документооборота, срок эксплуатации журнала должен составлять ровно один год.

Важно отметить, что допущение ошибок и неточностей не должно нести за собой штрафные санкции или дисциплинарные взыскания.

Когда срочные договоры переходят в категорию длительных соглашений, сотрудник, отвечающий за заполнение журнала, должен внести соответствующую запись. Последний лист регистрационной книги должен содержать в себе подпись руководителя компании.

Где и сколько хранится

Регистрационный журнал должен храниться в ведомственном подразделении в специальной папке. Важно отметить, что срок хранения подобных документов не регламентируется правовыми актами.

Основываясь на вышесказанном можно сделать вывод о том, что длительность хранения регистрационных книг устанавливается внутренними правилами компаниями. Также допускается передача регистрационных журналов в архив, спустя три года после внесения последних записей.

Нужно выделить тот факт, что заполненный журнал должен быть опломбирован при помощи специальной пломбы с индикатором.

Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе

Можно ли обойтись без этого документа

Журнал регистрации договоров не является обязательным документом. Согласно действующему законодательству, работникам кадровой службы необходимо вести учет только трудовых книг работников. Договора и дополнительные соглашения могут регистрироваться в произвольном порядке.

Однако, при использовании регистрационных книг, ответственным лицам следует соблюдать правила их составления. Каждый журнал должен быть прошит и опломбирован перед передачей в архив.

Согласно установленным правилам, срок хранения регистрационных журналов в городском архиве составляет не менее семидесяти пяти лет.

Важно отметить, что, несмотря на отсутствие регламента, обязывающего работодателей вести подобные документы, контролирующие органы уделяют повышенное внимание их наличию. Именно этот фактор, является основной причиной столь высокой распространенности рассматриваемого документа.

Использование регистрационных журналов позволяет систематизировать всю информацию о работниках компании. Каждый шаг и поступок работодателя должен быть зафиксирован в специальных документах.

Регистрация договоров с контрагентами, постоянными и временными работниками, а также другими людьми позволяет значительно снизить вероятность возникновения конфликтов и форс-мажоров.

Образец заполненного журнала регистрации

Как уже было сказано выше, единый образец, согласно которому составляются регистрационные журналы — отсутствует. Это означает, что каждая организация имеет законное право разработать собственную форму для ведения подобных документов. При этом необходимо соблюдать правила, установленные в сфере делопроизводства.

Заполненная книга должна содержать в себе информацию о названии компании и наименовании документа. Помимо этого, следует указать дату ввода документа в эксплуатацию и длительность хранения в архиве компании.

Образец заполнения рассматриваемых документов подразумевает создание таблицы, состоящей из нескольких граф.

В них указывается порядковый и регистрационный номер соглашения и дата заключения контракта, ФИО принятого работника и название структурного подразделения.

В отдельных графах указывается должность нового сотрудника и тип заключенного с ним соглашения. Пример заполненного документа выглядит следующим образом:

Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться

Важно обратить внимание на то, что должностное лицо, заполняющее журнал, имеет законное право ввести дополнительные столбцы, где будет указана информация о дополнительных соглашениях к основному договору. Полностью заполненная графа, должна быть заверена подписью труженика с целью подтверждения достоверности информации.

Выводы (+ видео)

Как показывает практика, на сегодняшний день более целесообразно использовать специальные компьютерные приложения для ведения регистрационных журналов.

Этот шаг позволяет значительно упростить процесс внутреннего документооборота и систематизации информации.

Нужно отметить, что наличие ошибок, неточностей и исправлений не является причиной для наложения штрафных санкций на должностное лицо, занимающееся ведением документов. В этом случае, все ошибки должны быть устранены согласно правилам делопроизводства.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/zhurnaly-registratsii-trudovyh-dogovorov-obrazets-zapolneniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.